Vollständige Besuchsberichte — bevor der Außendienst zuhause ist.

SONAX zählt zu den führenden und bekanntesten Marken im Bereich der Autopflege. Das dahinterstehende Unternehmen ist ein international agierender Hersteller von Autopflegeprodukten und chemischen Reinigern, Marktführer in Deutschland und Österreich und weltweit in über 100 Ländern vertreten.

In Deutschland betreuen 58 Außendienstmitarbeiter über 20.000 Kunden, darunter Tankstellen mit Waschanlagen, Fahrzeugaufbereiter, Großhändler für Automobilzubehör, Baumärkte, Discounter sowie Industriekunden. Die Besuchsfrequenz variiert von wöchentlichen bis hin zu jährlichen Terminen, wobei jedes Kundensegment individuelle Anforderungen an die Besuchsberichte stellt.

Als Assistenz der Vertriebsleitung fungiert Florian Behmer als zentrale Schnittstelle zwischen Innen- und Außendienst und hat snapAddy VisitReport erfolgreich bei SONAX eingeführt.

Jahrelang war der Besuchsbericht bei SONAX ein Engpass. Die Eingabe erfolgte online im CRM — vom Rechner aus, abends, nach neun oder zehn Stunden auf Tour. Das Ergebnis war absehbar: A.i.O. — „alles in Ordnung“.

Im Jahr 2020 führte SONAX VisitReport ursprünglich für die Leaderfassung auf Messen ein. Doch mit dem beinahe vollständigen Stillstand des Messebetriebs durch die Corona-Pandemie über zwei Jahre hinweg entschied sich das Team um Florian Behmer, die Zeit sinnvoll zu nutzen und VisitReport für den Außendienst zu implementieren. Bereits nach nur acht Wochen kam der erste digitale Besuchsbericht zum Einsatz.

Seitdem ist das Tool ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags der 58 Außendienstmitarbeiter – mit beeindruckenden Ergebnissen: 2.500 Berichte pro Monat und insgesamt über 100.000 erstellte Berichte.

Der Inhalt der Besuchsberichte variiert je nach Team und Kunden und umfasst eine Vielzahl an relevanten Informationen:

• Besprochene Themen und vereinbarte Folgemaßnahmen als Grundlage für den nächsten Besuch
• Angaben zu Ansprechpartnern und Besuchsdauer, die als Basis für die Gebiets- und Auslastungsplanung dienen
• Umsätze, die dem Großhandel zugeordnet werden, um Jahresgespräche fundiert vorzubereiten
• Informationen zu mitreisenden Kollegen und teamübergreifend durchgeführten Schulungen
• Dokumentation des Anlagenzustands bei den Waschanlagen-Teams, einschließlich der Wartung von Pumpen, Trocknung und Hallensauberkeit, die der Mineralölgesellschaft als Eigentümerin der Anlagen zurückgemeldet wird

Dank abhängiger Fragen passt sich die Benutzeroberfläche individuell an, sodass jeder Außendienstmitarbeiter nur die für sein Team relevanten Felder angezeigt bekommt.

Strukturierte Daten und Freitext ergänzen sich ideal: Klar definierbare Informationen werden in den entsprechenden CRM-Feldern erfasst, während qualitative Inhalte frei formuliert werden können. Dadurch erreicht der Bericht das CRM mit einer Tiefe, die zuvor nicht möglich war – er enthält nicht mehr nur die Information über den Besuch selbst, sondern auch über die besprochenen Themen und die nächsten Schritte.

Die Integration von snapAddy VisitReport mit portatour, dem Tourenplanungstool bei SONAX, verdeutlicht beispielhaft, wie nahtlos das Tool mit bestehenden Systemen zusammenarbeitet: Der Außendienstmitarbeiter startet den Bericht direkt aus seiner Tagestour, wobei der richtige Kunde automatisch hinterlegt wird. Bei über 50.000 Kontakten im CRM verhindert dies einen häufigen Fehler: nämlich den gleichnamigen Ansprechpartner fälschlicherweise einem anderen Unternehmen zuzuordnen.

Zusätzlich bietet VisitReport vergleichbare Integrationen, wie beispielsweise für Outlook, und fügt sich mühelos in die vertrauten Workflows der Kollegen ein.

Das Herzstück von VisitReport ist die Voice-AI-Funktion: Statt den Besuch mühsam einzutippen, können Außendienstmitarbeiter ihre Berichte größtenteils einfach einsprechen. Das System transkribiert die Inhalte nicht nur, sondern weist sie automatisch den entsprechenden Berichtsfeldern zu. So entsteht der Bericht idealerweise direkt nach dem Kundenbesuch, beispielsweise auf dem Parkplatz, und nicht erst Stunden später am Schreibtisch.

Für den Arbeitsalltag bei SONAX bringt das zahlreiche Vorteile:

• Mehr Zeit für den Kunden, weniger für Büroarbeit: Der Arbeitstag endet mit dem letzten Besuch und nicht mit mühsamer Dokumentation am Abend.
• Höhere Datenqualität bei geringerem Aufwand: Die Berichte werden unmittelbar nach dem Termin erstellt – vollständig, präzise und direkt einsatzbereit.
• Fundierte Grundlage für Planung und Entscheidungen: Lückenlose und detaillierte Berichte aus dem gesamten Team ersetzen die früher üblichen pauschalen Einträge wie „alles in Ordnung“.

Zwei entscheidende Eigenschaften machen Voice AI für den deutschlandweit tätigen Außendienst von SONAX besonders produktiv:

• Dialektkompetenz ab Werk: Ob Bayerisch, Fränkisch, Sächsisch oder Kollegen mit Deutsch als Zweitsprache – Voice AI versteht die Sprache zuverlässig und präzise.
• Automatisches Lernen statt manuellem Training: Das Tool passt sich bei der täglichen Nutzung dynamisch an die Sprache des Teams an, ohne dass Glossare oder spezielles Vokabular hinterlegt werden mussten. Florian Behmer bringt es auf den Punkt: „Brauchen wir nicht, funktioniert wunderbar.“

Eine Lösung einzuführen ist das eine – sie erfolgreich in einem erfahrenen Außendienstteam zu etablieren, ist eine ganz andere Herausforderung. Bei SONAX liegt das Durchschnittsalter der Außendienstmitarbeiter um die 50 Jahre. Florian Behmer ist sich der typischen Reaktionen und Gewohnheiten in solchen Teams bewusst.

SONAX startete die Einführung von VisitReport mit einer klaren Zielvorgabe: Mindestens die Hälfte aller Berichte sollte künftig mit dem Tool erstellt werden. Doch diese Vorgabe wurde schnell übertroffen – nicht zuletzt durch die Leistungsfähigkeit des Tools selbst.

Den entscheidenden Beitrag zur Akzeptanz leistete dabei die Voice-AI-Funktion von VisitReport, mit der Außendienstmitarbeiter ihren Bericht einfach einsprechen können, statt ihn manuell einzutippen. Besonders dieses Feature hat die anfängliche Zurückhaltung im Team aufgelöst – und das aus einem einfachen Grund:

Wer einmal die Erfahrung gemacht hat, den Bericht bequem auf dem Parkplatz zu diktieren, anstatt ihn abends mühsam zu tippen, möchte nicht mehr darauf verzichten – selbst die anfangs skeptischen Kollegen nicht. Wie sich diese Erleichterung im Alltag eines Außendienstlers auswirkt, schildert Thorsten Ewe:

Heute arbeitet das gesamte Team aktiv mit der Lösung: Die Berichte haben mittlerweile ein Qualitätsniveau erreicht, das es SONAX ermöglicht, sie als verlässliche Grundlage für die Gebietsplanung, Jahresgespräche und strategische Entscheidungen zu nutzen.

Nach sechs Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit mit snapAddy und über 100.000 erstellten Besuchsberichten steht für Florian Behmer fest: