Report di visita completi – prima che l’agente commerciale sul campo sia rientrato a casa.

SONAX è tra i marchi leader e più conosciuti nel mercato della cura dell’auto. L’azienda che c’è dietro è un produttore internazionale di prodotti per la cura dell’auto e detergenti chimici, leader di mercato in Germania e Austria e presente in oltre 100 paesi nel mondo.

In Germania, 58 agenti commerciali sul campo seguono oltre 20.000 clienti, tra cui stazioni di servizio con impianti di lavaggio, preparatori di veicoli, grossisti di accessori per auto, bricolage, discount e clienti industriali. La frequenza delle visite varia da settimanale ad annuale, e ogni segmento di clientela ha esigenze specifiche in termini di report di visita.

Come assistente della direzione vendite, Florian Behmer funge da interfaccia centrale tra interno ed esterno e ha introdotto con successo snapAddy VisitReport in SONAX.

Per anni il report di visita è stato un collo di bottiglia in SONAX. L’inserimento avveniva in linea nel sistema CRM – dal computer, la sera, dopo nove o dieci ore in giro. Il risultato era prevedibile: A.i.O. – “tutto in ordine”.

Nel 2020 SONAX aveva introdotto VisitReport inizialmente per la raccolta dei lead in fiera. Con il quasi totale blocco delle fiere dovuto alla pandemia di coronavirus, durato oltre due anni, il team guidato da Florian Behmer ha deciso di sfruttare il tempo in modo produttivo e di implementare VisitReport per le visite commerciali. Già dopo sole otto settimane è stato utilizzato il primo report di visita digitale.

Da allora il tool è parte integrante della quotidianità lavorativa dei 58 agenti commerciali sul campo – con risultati impressionanti: 2.500 report al mese e oltre 100.000 report complessivi.

Il contenuto dei report di visita varia a seconda del team e del cliente e comprende numerose informazioni rilevanti:

• Argomenti trattati e attività successive concordate come base per la visita successiva
• Dati sui referenti e sulla durata della visita, che servono da base per la pianificazione dei territori e del carico di lavoro
• Fatturati attribuiti al commercio all’ingrosso per preparare in modo solido i colloqui annuali
• Informazioni sui colleghi presenti alle visite e sulle formazioni svolte in modo trasversale ai team
• Documentazione dello stato degli impianti per i team che seguono gli impianti di lavaggio, inclusa la manutenzione di pompe, asciugatura e pulizia del tunnel, che viene riportata alla compagnia petrolifera proprietaria degli impianti

Grazie alle domande dipendenti, l’interfaccia utente si adatta in modo personalizzato, così ogni agente commerciale sul campo vede solo i campi rilevanti per il proprio team.

Dati strutturati e testo libero si completano alla perfezione: le informazioni chiaramente definibili vengono registrate nei relativi campi del sistema CRM, mentre i contenuti qualitativi possono essere formulati liberamente. In questo modo il report raggiunge il sistema CRM con un livello di dettaglio prima impensabile – non contiene più solo l’informazione sulla visita in sé, ma anche sugli argomenti trattati e sui passi successivi.

L’integrazione di snapAddy VisitReport con portatour, lo strumento di pianificazione dei giri usato in SONAX, mostra in modo esemplare quanto il tool si inserisca in modo fluido nei sistemi esistenti: l’agente commerciale sul campo avvia il report direttamente dal giro giornaliero, con il cliente corretto già associato in automatico. Con oltre 50.000 contatti nel sistema CRM questo evita un errore frequente: associare per sbaglio un referente con lo stesso nome a un’altra azienda.

Inoltre VisitReport offre ulteriori integrazioni analoghe, ad esempio con Outlook, e si inserisce senza difficoltà nei workflow già consolidati dei colleghi.

Il cuore di VisitReport è la funzionalità di Voice AI: invece di inserire con fatica la visita per iscritto, gli agenti commerciali sul campo possono semplicemente dettare gran parte dei loro report. Il sistema non si limita a trascrivere i contenuti, ma li assegna automaticamente ai relativi campi del report. Così il report viene idealmente creato subito dopo la visita al cliente, ad esempio nel parcheggio, e non solo ore dopo, alla scrivania.

Nel lavoro quotidiano in SONAX questo si traduce in numerosi vantaggi:

• Più tempo per il cliente, meno per la burocrazia: la giornata finisce con l’ultima visita e nicht con una lunga sessione di documentazione serale.
• Maggiore qualità dei dati con meno sforzo: i report vengono creati subito dopo l’appuntamento – completi, precisi e pronti all’uso.
• Base solida per pianificazione e decisioni: report completi e dettagliati da tutto il team sostituiscono le vecchie note generiche come “tutto a posto”.

Due caratteristiche decisive rendono Voice AI particolarmente produttiva per il team di visite commerciali di SONAX, attivo in tutta la Germania:

• Competenza nei dialetti già integrata: che si tratti di bavarese, francone, sassone o di colleghi con il tedesco come seconda lingua – Voice AI capisce il parlato in modo affidabile e preciso.
• Apprendimento automatico invece di training manuale: il tool si adatta in modo dinamico alla lingua del team con l’utilizzo quotidiano, senza che sia stato necessario definire glossari o vocabolari specifici. Florian Behmer lo riassume così: «Non ne abbiamo bisogno, funziona alla grande.»

Introdurre una soluzione è un conto – integrarla con successo in un team di visite commerciali esperto è una sfida completamente diversa. In SONAX l’età media degli agenti commerciali sul campo è intorno ai 50 anni. Florian Behmer conosce bene le reazioni tipiche e le abitudini in team di questo tipo.

SONAX ha avviato l’introduzione di VisitReport con un obiettivo chiaro: almeno la metà di tutti i report doveva essere creata con il nuovo tool. Ma questo traguardo è stato rapidamente superato – non da ultimo grazie alle prestazioni dello strumento stesso.

Il contributo decisivo all’accettazione è arrivato dalla funzionalità di Voice AI di VisitReport, che permette agli agenti commerciali sul campo di dettare semplicemente il proprio report invece di digitarlo manualmente. Proprio questa funzionalità ha sciolto le iniziali resistenze nel team – e per un motivo molto semplice:

Chi ha provato una volta a dettare il report comodamente nel parcheggio invece di digitarlo la sera con fatica, non vuole più tornare indietro – nemmeno i colleghi che inizialmente erano scettici. Che cosa questo significhi nella pratica quotidiana di un agente commerciale sul campo lo racconta Thorsten Ewe:

Oggi l’intero team lavora attivamente con la soluzione: i report hanno ormai raggiunto un livello qualitativo tale da consentire a SONAX di utilizzarli come base affidabile per la pianificazione delle zone, i colloqui annuali e le decisioni strategiche.

Dopo sei anni di collaborazione di successo con snapAddy e oltre 100.000 report di visita creati, per Florian Behmer è chiaro: