Besuchsberichte einsprechen statt tippen: Das ist neu bei Voice AI.
Der Kundentermin ist vorbei. Bis zum nächsten Termin sind noch 20 Minuten. Eigentlich wäre jetzt genau der richtige Zeitpunkt für den Besuchsbericht: Die wichtigsten Details sind noch präsent und die Dokumentation wäre direkt erledigt. Aber für einen vollständigen Bericht reicht die Zeit oft nicht aus. Also wird aus den 20 Minuten zwischen zwei Terminen schnell eine Notiz für später. Und aus „später“ wird irgendwann „wenn ich Zeit habe“, während wichtige Details langsam verblassen.
Was wäre, wenn sich der Besuchsbericht in diesen wenigen Minuten einfach einsprechen ließe? Nicht als Sprachnotiz, die später noch jemand abtippen muss, sondern als strukturierter Bericht, der direkt im CRM zur Verfügung steht.
Genau hier setzt Voice AI in VisitReport an. Was in der Beta zunächst mit der Möglichkeit begann, Besuchsberichte per Sprache zu erfassen, ist inzwischen zu einem durchgängigen Sprach-Workflow geworden: Der Sprachassistent führt durch komplexe und verzweigte Fragebögen, stellt abhängig von den Antworten gezielt weitere Fragen, lässt sich per Sprachbefehl steuern und unterstützt 25 Sprachen.
Voice AI kennt nicht nur die Sprache, sondern auch den Bericht.
Ein Besuchsbericht in VisitReport ist keine freie Textfläche. Er bildet ein Kundengespräch anhand eines vorher definierten Fragebogens ab: Gesprächsanlass, besprochene Produkte, Wettbewerbssituation, Bedarf oder nächster Schritt werden jeweils an der vorgesehenen Stelle erfasst.
Genau darin unterscheidet sich Voice AI von einer klassischen Transkription. Ein allgemeines Sprach-KI-Tool kann Gesprochenes in Text umwandeln oder zusammenfassen. Voice AI berücksichtigt dagegen die Struktur des hinterlegten Besuchsberichts und ordnet die gesprochenen Informationen den passenden Fragen und Feldern zu.
Aus einem Satz wie „Der Kunde will das Thema spätestens im zweiten Quartal angehen, muss aber vorher noch mit dem Einkauf sprechen“ lassen sich beispielsweise mehrere strukturierte Informationen ableiten: ein Zeitrahmen, ein nächster Schritt und eine beteiligte Abteilung.
Am Ende steht deshalb nicht nur ein Transkript, sondern ein ausgefüllter Bericht, der geprüft, bei Bedarf ergänzt und abgeschlossen werden kann. Die erfassten Angaben stehen anschließend für die weitere Verarbeitung im CRM zur Verfügung.
Was sich konkret seit der Beta verändert hat.
Seit der Beta wurde Voice AI auf Basis des praktischen Einsatzes und des Feedbacks der Nutzer weiterentwickelt, insbesondere bei der Gesprächsführung, komplexeren Fragebögen, der freihändigen Bedienung und der Unterstützung internationaler Teams.
“Voice AI ist nicht einfach nur am Schreibtisch entstanden, sondern im Austausch mit unseren Kunden, die es jeden Tag nutzen. Jedes Feedback aus der Testphase hat das Produkt weiter definiert. Das Ergebnis ist ein Tool, das den Vertrieb im Außendienst spürbar einfacher macht.”
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Neuerungen seit der Beta
1. Natürlichere Gespräche.
Die Gesprächsführung wurde weiterentwickelt: Fragen, Rückfragen und Übergänge sind stärker aufeinander abgestimmt und wirken weniger wie das Abarbeiten eines Formulars. Auch die Sprachausgabe wurde verbessert – ein wichtiges Detail bei einer Anwendung, mit der Nutzer mehrere Minuten am Stück interagieren.
2. Dynamische Gesprächsführung.
Ein Besuchsbericht besteht selten nur aus einer festen Abfolge von Fragen. Je nachdem, was im Gespräch mit dem Kunden herauskommt, können unterschiedliche Informationen relevant sein.
Im Fragebogen können dafür Abhängigkeiten hinterlegt werden. Gibt ein Mitarbeiter beispielsweise an, dass der Kunde Interesse an einem bestimmten Produkt hat, fragt der Sprachassistent gezielt weiter, etwa nach der gewünschten Anzahl oder einem möglichen Liefertermin. Besteht kein Interesse, werden diese Fragen automatisch übersprungen.
So führt Voice AI Schritt für Schritt durch den Bericht, erfasst die Antworten per Sprache und ordnet sie den passenden Fragen und Feldern in VisitReport zu.
3. 25 Sprachen.
Voice AI erkennt die gesprochene Sprache selbst und unterstützt 25 Sprachen.
Das ist insbesondere für international arbeitende Außendienstteams relevant. Ein Vertriebsmitarbeiter kann seinen Bericht beispielsweise auf Italienisch sprechen, eine Kollegin auf Französisch. Die Informationen werden trotzdem entlang derselben VisitReport-Struktur erfasst. So können internationale Teams in ihrer jeweiligen Sprache dokumentieren und trotzdem mit einer einheitlichen Berichtsstruktur arbeiten.
4. Sprachbefehle machen die Bedienung freihändig.
Wer einen Bericht vollständig per Sprache erfassen möchte, sollte nicht zwischendurch zum Bildschirm greifen müssen, um den nächsten Schritt auszulösen.
Deshalb lassen sich zentrale Aktionen per Sprache steuern. Nutzer sagen einfach, was sie als Nächstes tun möchten, ohne sich bestimmte Formulierungen oder exakte Sprachbefehle merken zu müssen. Voice AI erkennt aus dem Kontext, welche Aktion gemeint ist.
Voice AI im Freisprechmodus.
Typische Aktionen sind beispielsweise:
- Bericht abschließen: schließt den Besuchsbericht ab und übergibt ihn an das angeschlossene CRM-System.
- Frage wiederholen: liest die aktuelle Frage noch einmal vor.
- Antwortoptionen nennen: nennt die möglichen vordefinierten Antworten bei Fragen mit festen Auswahlwerten.
- Notiz hinzufügen: ergänzt eine freie Notiz zum Bericht.
- Bericht abbrechen: beendet die aktuelle Spracheingabe, ohne den Bericht abzuschließen.
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In unserem Webinar „Voice AI: Die Meeting Dokumentation der Zukunft“ zeigen wir, wie sich Voice AI vom ersten Prototyp bis heute entwickelt hat und was Voice AI von klassischen KI-Transkriptionsdiensten unterscheidet.
Als besonderen Sneak Peek geben wir Ihnen außerdem einen ersten Einblick in unseren neuen Freisprechmodus.
Aufzeichnung vom 15.10.2026 | ca. 45 Minuten
Das Live-Webinar ist vorbei. Sie können aber jederzeit die Aufzeichnung erhalten. Einfach anmelden und direkt anschauen.
Sie möchten Voice AI lieber direkt selbst ausprobieren? Voice AI ist in jedem kostenlosen Test von VisitReport enthalten und im Beispiel-Event bereits aktiviert.
Praxisbeispiel
Ein Tag im Außendienst mit VisitReport und Voice AI.
Morgens, vor dem ersten Termin. Die Tagesplanung steht in der App: Termine aus Outlook oder dem Tourenplaner sowie Kontakt- und Bestandsdaten aus dem CRM. Die wichtigsten Informationen für den Kundentermin sind damit direkt verfügbar.
Im Kundentermin. Der Fokus liegt auf dem Gespräch mit dem Kunden. Der Besuchsbericht muss nicht parallel ausgefüllt werden.
Direkt danach. Statt die Dokumentation auf später zu verschieben, wird der Bericht eingesprochen. Voice AI führt durch die relevanten Fragen, berücksichtigt Abhängigkeiten im Fragebogen und fragt nach, wenn Angaben fehlen. Anschließend kann der Bericht geprüft, ergänzt und abgeschlossen werden.
Im Innendienst. Die Informationen stehen im CRM zur Verfügung. Der Innendienst kann direkt darauf aufbauen, beispielsweise ein Angebot vorbereiten oder weitere Schritte anstoßen.
Langfristig. Die einheitliche Dokumentation schafft eine verlässliche Datengrundlage für den weiteren Vertriebsprozess und nachgelagerte Prozesse.
Häufige Fragen zu Voice AI.
Bei einer Sprach-KI für Vertrieb und Außendienst stellen sich auch Fragen zu Datenschutz und Kontrolle.
Die erfassten Informationen können vor dem Abschluss des Berichts überprüft und korrigiert werden. Die KI unterstützt bei der Dokumentation, die Kontrolle über den fertigen Bericht bleibt beim Nutzer.
Unternehmen können unternehmensspezifische Begriffe und Bezeichnungen hinterlegen. So kann der Assistent beispielsweise mit Produktnamen, Kürzeln und Fachbegriffen des Unternehmens arbeiten, statt sich ausschließlich auf ein allgemeines Vokabular zu verlassen.
Voice AI antwortet. Im Freisprechmodus liest der Assistent die Fragen vor, fragt nach, wenn Angaben fehlen, und nennt auf Wunsch die möglichen Antwortoptionen. Während Ihre Angaben verarbeitet werden, bekommen Sie eine kurze hörbare Rückmeldung. Bleibt es länger still, fragt Voice AI noch einmal nach.
Eine Rechtsberatung können wir nicht geben. Der Freisprechmodus ist aber so gebaut, dass Sie ihn ohne Blick auf das Display nutzen können: Voice AI liest die Fragen vor, Antworten und Befehle geben Sie per Sprache. Den Bericht starten Sie, bevor Sie losfahren.
Für den Abschluss des Berichts ja. Voice AI fragt bei Pflichtfragen so lange nach, bis Sie eine Antwort geben. Fragen, die Sie nicht beantworten können, überspringen Sie per Sprache, zum Beispiel mit „Das weiß ich nicht“ oder „Ein Folgetermin steht noch nicht fest“. Das Gespräch mit Voice AI können Sie danach beenden, auch wenn noch Pflichtfragen offen sind. Den Bericht abschließen können Sie aber erst, wenn alle Pflichtfragen beantwortet sind. Die Antworten ergänzen Sie später manuell oder wieder per Voice AI.
Ja, über Workflows mit DataAgents. Der Export lässt sich so aufbauen, dass aus dem Besuchsbericht die Objekte entstehen, mit denen Ihr Vertrieb im CRM arbeitet, zum Beispiel Verkaufschancen, Aufgaben oder Besuchsobjekte. DataAgents ist ein eigenes Modul.
Ja. Voice AI nutzt das Mikrofon des Smartphones, das Umgebungsgeräusche bereits herausfiltert. Unternehmen setzen Voice AI auch auf Messen ein, um Gespräche direkt am Stand zu dokumentieren.
Nein. Voice AI wird für die Dokumentation nach dem Termin eingesetzt. Dabei spricht der Außendienstler den Besuchsbericht ein – das Gespräch mit dem Kunden wird nicht aufgenommen.
Nein. snapAddy verwendet keine Kundendaten, um Voice AI zu trainieren oder weiterzuentwickeln. Damit Produktnamen, Mitbewerber oder Fachbegriffe trotzdem zuverlässig erkannt werden, können Sie diese als Fachvokabular hinterlegen. Begriffe, die bereits im Fragebogen stehen, berücksichtigt Voice AI automatisch.
Ja. Voice AI ist in jedem kostenlosen Test von VisitReport enthalten. Ihr Testzugang startet mit einem Beispiel-Event, in dem Voice AI bereits aktiviert ist. Sie können also direkt nach der Registrierung einen Besuchsbericht einsprechen.