Besuchsberichte einsprechen statt tippen: Das ist neu bei Voice AI.
Der Kundentermin ist vorbei. Bis zum nächsten Termin sind noch 20 Minuten. Eigentlich wäre jetzt genau der richtige Zeitpunkt für den Besuchsbericht: Die wichtigsten Details sind noch präsent und die Dokumentation wäre direkt erledigt. Aber für einen vollständigen Bericht reicht die Zeit oft nicht aus. Also wird aus den 20 Minuten zwischen zwei Terminen schnell eine Notiz für später. Und aus „später“ wird irgendwann „wenn ich Zeit habe“, während wichtige Details langsam verblassen.
Was wäre, wenn sich der Besuchsbericht in diesen wenigen Minuten einfach einsprechen ließe? Nicht als Sprachnotiz, die später noch jemand abtippen muss, sondern als strukturierter Bericht, der direkt im CRM zur Verfügung steht.
Genau hier setzt Voice AI in VisitReport an. Was in der Beta zunächst mit der Möglichkeit begann, Besuchsberichte per Sprache zu erfassen, ist inzwischen zu einem durchgängigen Sprach-Workflow geworden: Der Sprachassistent führt durch komplexe und verzweigte Fragebögen, stellt abhängig von den Antworten gezielt weitere Fragen, lässt sich per Sprachbefehl steuern und unterstützt mehr als 40 Sprachen.
Voice AI kennt nicht nur die Sprache, sondern auch den Bericht.
Ein Besuchsbericht in VisitReport ist keine freie Textfläche. Er bildet ein Kundengespräch anhand eines vorher definierten Fragebogens ab: Gesprächsanlass, besprochene Produkte, Wettbewerbssituation, Bedarf oder nächster Schritt werden jeweils an der vorgesehenen Stelle erfasst.
Genau darin unterscheidet sich Voice AI von einer klassischen Transkription. Ein allgemeines Sprach-KI-Tool kann Gesprochenes in Text umwandeln oder zusammenfassen. Voice AI berücksichtigt dagegen die Struktur des hinterlegten Besuchsberichts und ordnet die gesprochenen Informationen den passenden Fragen und Feldern zu.
Aus einem Satz wie „Der Kunde will das Thema spätestens im zweiten Quartal angehen, muss aber vorher noch mit dem Einkauf sprechen“ lassen sich beispielsweise mehrere strukturierte Informationen ableiten: ein Zeitrahmen, ein nächster Schritt und eine beteiligte Abteilung.
Am Ende steht deshalb nicht nur ein Transkript, sondern ein ausgefüllter Bericht, der geprüft, bei Bedarf ergänzt und abgeschlossen werden kann. Die erfassten Angaben stehen anschließend für die weitere Verarbeitung im CRM zur Verfügung.
Was sich konkret seit der Beta verändert hat.
Seit der Beta wurde Voice AI auf Basis des praktischen Einsatzes und des Feedbacks der Nutzer weiterentwickelt, insbesondere bei der Gesprächsführung, komplexeren Fragebögen, der freihändigen Bedienung und der Unterstützung internationaler Teams.
“Voice AI ist nicht einfach nur am Schreibtisch entstanden, sondern im Austausch mit unseren Kunden, die es jeden Tag nutzen. Jedes Feedback aus der Testphase hat das Produkt weiter definiert. Das Ergebnis ist ein Tool, das den Vertrieb im Außendienst spürbar einfacher macht.”
Neuerungen seit der Beta
1. Natürlichere Gespräche.
Die Gesprächsführung wurde weiterentwickelt: Fragen, Rückfragen und Übergänge sind stärker aufeinander abgestimmt und wirken weniger wie das Abarbeiten eines Formulars. Auch die Sprachausgabe wurde verbessert – ein wichtiges Detail bei einer Anwendung, mit der Nutzer mehrere Minuten am Stück interagieren.
2. Dynamische Gesprächsführung.
Ein Besuchsbericht besteht selten nur aus einer festen Abfolge von Fragen. Je nachdem, was im Gespräch mit dem Kunden herauskommt, können unterschiedliche Informationen relevant sein.
Im Fragebogen können dafür Abhängigkeiten hinterlegt werden. Gibt ein Mitarbeiter beispielsweise an, dass der Kunde Interesse an einem bestimmten Produkt hat, fragt der Sprachassistent gezielt weiter, etwa nach der gewünschten Anzahl oder einem möglichen Liefertermin. Besteht kein Interesse, werden diese Fragen automatisch übersprungen.
So führt Voice AI Schritt für Schritt durch den Bericht, erfasst die Antworten per Sprache und ordnet sie den passenden Fragen und Feldern in VisitReport zu.
3. Über 40 Sprachen.
Voice AI erkennt die gesprochene Sprache selbst und unterstützt mehr als 40 Sprachen.
Das ist insbesondere für international arbeitende Außendienstteams relevant. Ein Vertriebsmitarbeiter kann seinen Bericht beispielsweise auf Italienisch sprechen, eine Kollegin auf Französisch. Die Informationen werden trotzdem entlang derselben VisitReport-Struktur erfasst. So können internationale Teams in ihrer jeweiligen Sprache dokumentieren und trotzdem mit einer einheitlichen Berichtsstruktur arbeiten.
4. Sprachbefehle machen die Bedienung freihändig.
Wer einen Bericht vollständig per Sprache erfassen möchte, sollte nicht zwischendurch zum Bildschirm greifen müssen, um den nächsten Schritt auszulösen.
Deshalb lassen sich zentrale Aktionen per Sprache steuern. Nutzer sagen einfach, was sie als Nächstes tun möchten, ohne sich bestimmte Formulierungen oder exakte Sprachbefehle merken zu müssen. Voice AI erkennt aus dem Kontext, welche Aktion gemeint ist.
Voice AI im Hands-Free Modus.
Typische Aktionen sind beispielsweise:
- Bericht abschließen: schließt den Besuchsbericht ab und übergibt ihn an das angeschlossene CRM-System.
- Frage wiederholen: liest die aktuelle Frage noch einmal vor.
- Antwortoptionen nennen: nennt die möglichen vordefinierten Antworten bei Fragen mit festen Auswahlwerten.
- Notiz hinzufügen: ergänzt eine freie Notiz zum Bericht.
- Bericht abbrechen: beendet die aktuelle Spracheingabe, ohne den Bericht abzuschließen.
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Als besonderen Sneak Peek geben wir Ihnen außerdem einen ersten Einblick in unseren neuen Hands-Free Mode.
15.10.2026, 10:00 Uhr | ca. 45 Minuten
Praxisbeispiel
Ein Tag im Außendienst mit VisitReport und Voice AI.
Morgens, vor dem ersten Termin. Die Tagesplanung steht in der App: Termine aus Outlook oder dem Tourenplaner sowie Kontakt- und Bestandsdaten aus dem CRM. Die wichtigsten Informationen für den Kundentermin sind damit direkt verfügbar.
Im Kundentermin. Der Fokus liegt auf dem Gespräch mit dem Kunden. Der Besuchsbericht muss nicht parallel ausgefüllt werden.
Direkt danach. Statt die Dokumentation auf später zu verschieben, wird der Bericht eingesprochen. Voice AI führt durch die relevanten Fragen, berücksichtigt Abhängigkeiten im Fragebogen und fragt nach, wenn Angaben fehlen. Anschließend kann der Bericht geprüft, ergänzt und abgeschlossen werden.
Im Innendienst. Die Informationen stehen im CRM zur Verfügung. Der Innendienst kann direkt darauf aufbauen, beispielsweise ein Angebot vorbereiten oder weitere Schritte anstoßen.
Langfristig. Die einheitliche Dokumentation schafft eine verlässliche Datengrundlage für den weiteren Vertriebsprozess und nachgelagerte Prozesse.
Häufige Fragen zu Voice AI.
Bei einer Sprach-KI für Vertrieb und Außendienst stellen sich auch Fragen zu Datenschutz und Kontrolle.
Nein. Voice AI wird für die Dokumentation nach dem Termin eingesetzt. Dabei spricht der Außendienstler den Besuchsbericht ein – das Gespräch mit dem Kunden wird nicht aufgenommen.
Die erfassten Informationen können vor dem Abschluss des Berichts überprüft und korrigiert werden. Die KI unterstützt bei der Dokumentation, die Kontrolle über den fertigen Bericht bleibt beim Nutzer.
Unternehmen können unternehmensspezifische Begriffe und Bezeichnungen hinterlegen. So kann der Assistent beispielsweise mit Produktnamen, Kürzeln und Fachbegriffen des Unternehmens arbeiten, statt sich ausschließlich auf ein allgemeines Vokabular zu verlassen.