Messen im KI-Zeitalter: Warum der persönliche Kontakt an Wert gewinnt.

Lilli: Überall entstehen gerade KI-generierte Inhalte, E-Mails und Nachrichten. Man wird damit regelrecht überhäuft. Werden Events mit persönlichem Austausch dadurch tatsächlich wichtiger?

Jochen: Das deckt sich auf jeden Fall mit meiner Beobachtung. Durch KI wird inzwischen so viel Content produziert, dass wir als Menschen diese Menge gar nicht mehr aufnehmen können. Gleichzeitig kann ich bei einer E-Mail oder LinkedIn-Nachricht immer weniger einschätzen: Sind das tatsächlich die Gedanken meines Gegenübers oder wurde die Nachricht von einer KI erstellt?

Wenn ich dagegen mit einem Menschen persönlich spreche, ist die Situation eindeutig. Die Person steht vor mir, ich kann direkt reagieren, nachfragen und ein echtes Gespräch führen. Dieser persönliche Kontakt bekommt dadurch eine andere Authentizität und einen anderen Stellenwert.

Lilli: Gleichzeitig sind Messen teuer. Warum lohnt es sich für Unternehmen trotzdem, auf Messen zu gehen?

Jochen: Natürlich sind Messen ein Kostentreiber. Neben dem Messestand kommen Reisezeiten, Personal, Vorbereitung und viele weitere Aufwände dazu. Aber entscheidend ist, was daraus entsteht.

Persönlicher Kontakt kann Vertrauen schaffen, das über andere Kanäle immer schwieriger aufzubauen ist. Und am Ende können daraus konkrete Geschäftsbeziehungen und Deals entstehen. Einen unserer größten Kunden bei snapAddy habe ich beispielsweise auf einer Messe kennengelernt. Ich bin damals am Messestand auf die Suche nach der Person gegangen, die für Lead Management verantwortlich ist. Daraus entstand ein Kontakt, der sich für uns zu einer sehr wichtigen Kundenbeziehung entwickelt hat.

Lilli: Bedeutet die wachsende Bedeutung persönlicher Kontakte automatisch, dass Unternehmen auf mehr Messen gehen sollten?

Jochen: Das lässt sich nicht pauschal sagen. Manche Unternehmen reduzieren die Zahl ihrer Messeauftritte, andere versuchen ganz bewusst, wieder mehr persönliche Touchpoints mit Kunden und Interessenten zu schaffen.

Entscheidend ist aus meiner Sicht weniger die reine Anzahl der Veranstaltungen. Unternehmen sollten sich fragen: Was wollen wir mit unserer Präsenz erreichen? Geht es vor allem um Markenbildung? Wollen wir Leads generieren? Oder bestehende Kundenbeziehungen vertiefen? Neben den großen Branchenmessen können dabei auch eigene Events interessant sein. Gerade dort kann ein sehr persönlicher Austausch entstehen.

Lilli: Wie entscheidet ein Unternehmen überhaupt, welche Messe die richtige ist?

Jochen: In vielen Branchen gibt es natürlich etablierte Formate. Wenn ich in der Automatisierungsindustrie unterwegs bin, ist beispielsweise die SPS relevant, in der Bauindustrie gibt es die BAU oder für Baumaschinen die bauma.

Aber nur weil eine Messe für meine Branche relevant ist, heißt das noch nicht, dass ich dort automatisch ausstellen sollte. Ich muss entscheiden, welches Ziel ich verfolge und mit welchem Umfang ich präsent sein möchte. Das bestimmt letztlich auch, wie ich meinen Messeauftritt gestalte.

Lilli: Was machen Unternehmen anders, bei denen Messen wirklich funktionieren?

Jochen: Der wichtigste Punkt ist: Eine Messe funktioniert nicht dadurch, dass ich einen Stand buche, ein paar Leute dort hinstelle und darauf hoffe, dass schon etwas passieren wird. Eine erfolgreiche Messe zieht sich eigentlich über das ganze Jahr.

Es beginnt mit der Vorbereitung: Wen möchte ich treffen? Wen lade ich ein? Welche Termine vereinbare ich schon vorher? Wie gestalte ich den Stand und die Gespräche vor Ort?

Und genauso wichtig ist, was danach passiert. Welche Bedürfnisse wurden im Gespräch deutlich? Was wurde vereinbart? Was sind die nächsten Schritte? Wenn ich diese Informationen strukturiert erfasse und schnell weiterverarbeite, wird aus der Messe ein messbarer Vertriebskanal statt nur ein großer Kostenblock.

Lilli: Und genau da kommen Software, Automatisierung und KI ins Spiel. Wo können sie rund um eine Messe sinnvoll unterstützen, ohne dass der persönliche Austausch verloren geht?

Jochen: Vor einer Messe kann KI sehr viel Arbeit abnehmen: bei der Vorbereitung, bei Einladungen oder bei organisatorischen Prozessen. Nach dem Gespräch kann sie ebenfalls unterstützen, zum Beispiel neue Leads digital erfassen und Informationen strukturieren, nächste Schritte anstoßen oder dafür sorgen, dass ein heißer Lead nicht erst eine Woche später bearbeitet wird.

Für mich sollte Technologie vor allem dafür sorgen, dass rund um die eigentliche Begegnung möglichst wenig Zeit mit manueller Arbeit verloren geht. So bleibt mehr Zeit für das, worum es auf einer Messe eigentlich geht: das persönliche Gespräch.

Lilli: Gleichzeitig nutzen immer mehr Unternehmen dieselben KI-Werkzeuge. E-Mails lassen sich personalisieren, Recherche lässt sich automatisieren. Wie kann man sich dann überhaupt noch von anderen abheben?

Jochen: Ich glaube, entscheidend ist, wofür ich diese Werkzeuge einsetze. Es macht einen Unterschied, ob ich KI einfach nutze, um in großer Zahl vermeintlich persönliche Sales-Mails zu verschicken, oder ob Technologie dabei hilft, tatsächlich relevante Begegnungen zu ermöglichen.

Wenn die Person auf der anderen Seite sofort merkt, dass eine KI kurz das Unternehmen und das LinkedIn-Profil recherchiert und daraus eine „persönliche“ Nachricht gebaut hat, entsteht dadurch noch keine echte persönliche Ansprache. Technologie allein schafft keine Beziehung.

Lilli: Gleichzeitig können sich B2B-Käufer heute mit KI selbst informieren, bevor sie überhaupt mit dem Vertrieb sprechen. Welche Rolle spielt der persönliche Kontakt dann noch?

Jochen: Ich glaube, genau da verändert sich gerade etwas. Viele Kaufentscheidungen werden heute schon vorbereitet, bevor überhaupt der erste Kontakt mit einem Unternehmen stattfindet. Mit KI kann ich recherchieren, Lösungen vergleichen und mir ein ziemlich gutes Bild davon machen, was ich eigentlich brauche.

Aber irgendwann möchte ich diese Einschätzung bestätigt haben: Stimmt das, was ich recherchiert habe? Passt die Lösung wirklich zu meinem Problem? Und dafür brauche ich am Ende doch wieder einen Menschen. Das finale Vertrauen liegt für mich deshalb weiterhin im persönlichen Kontakt – und genau in diesem entscheidenden Moment muss der Vertrieb da sein.

Lilli: Und wenn wir uns in zwei Jahren noch einmal über Messen unterhalten: Was wird sich verändert haben?

Jochen: Ich glaube nicht, dass Messen in zwei Jahren grundsätzlich anders aussehen werden. Spannender finde ich die Frage, wie KI dabei helfen kann, die richtigen Menschen zur richtigen Zeit zusammenzubringen.

Gerade auf großen Messen kann Technologie dabei unterstützen, einen Messetag sinnvoller zu planen und relevante Kontakte einfacher zu finden. Gleichzeitig darf daraus kein komplett durchoptimierter Tagesablauf werden. Zu einer guten Messe gehört für mich auch, sich treiben zu lassen, etwas Neues zu entdecken oder ungeplant mit jemandem ins Gespräch zu kommen.

Vielleicht wird genau das die Herausforderung: Technologie so einzusetzen, dass sie Orientierung schafft, ohne den Zufall aus der Messe herauszuoptimieren.

Lilli: Wo liegt für dich die Grenze zwischen sinnvoller Automatisierung und dem persönlichen Austausch?

Jochen: Für mich ist die Grenze ziemlich klar: Die Automatisierung hört dort auf, wo zwei Menschen miteinander reden.

Vorher kann KI dabei helfen, die richtigen Personen zusammenzubringen und einen Messebesuch vorzubereiten. Danach kann sie bei der Dokumentation und beim Follow-up Arbeit abnehmen. Aber das Gespräch selbst sollten wir nicht wegautomatisieren.

Für mich müssen wir uns nicht zwischen persönlichem Vertrieb und KI entscheiden. Viel spannender ist die Frage, wie wir beides sinnvoll zusammendenken. Wenn uns Technologie bei Vorbereitung, Dokumentation und Follow-up Arbeit abnimmt, bleibt mehr Zeit für die Gespräche, für die wir eigentlich auf einer Messe sind.

Und vielleicht ist das eine gute Messlatte für die nächsten KI-Funktionen, die uns begegnen: Schaffen sie mehr Raum für guten Austausch zwischen Menschen?

Messen werden durch KI also nicht zum Auslaufmodell. Vielmehr verändert sich, was rund um die persönliche Begegnung möglich ist. Vorbereitung, Dokumentation und Follow-up lassen sich effizienter gestalten – während das eigentliche Gespräch seinen Wert behält.

Vielleicht ist deshalb weniger die Frage, wie viel KI wir im Messeprozess einsetzen können, sondern wo sie uns wirklich weiterhilft. Im besten Fall nimmt sie Arbeit ab und schafft genau das, was auf einer Messe besonders knapp ist: mehr Zeit für gute Gespräche.

Vorbereitung, Lead-Erfassung und Follow-up lassen sich automatisieren, das Gespräch am Stand nicht. VisitReport übernimmt den Teil davor und danach. Wie das auf Ihrer nächsten Messe aussieht, zeigen wir Ihnen gern in einer kurzen Demo.