Messecontrolling - Die KPIs als Erfolgsmesser eines Messeauftritts

Mit dem Messecontrolling sollten Sie allerdings schon vor der Messe beginnen, um herauszufinden welche Aussagen Sie für künftige Entscheidungen heranziehen wollen und wie Sie diese erhalten. Durch die sorgfältige Planung und Durchführung des Messecontrolling, erhalten Sie ein konkretes Bild über den Aufwand und den Ertrag der Messebeteiligung.

Dafür ist eine Festlegung der Strategie sowie eine Zielermittlung generell und für jeden Einzelnen bereits im Vorfeld der Messe erforderlich. Denn nur wenn ein Ziel gesetzt werden kann, kann ein Erfolg gemessen werden.

Dabei sollten folgende Fragen beachtet werden:

• Welches Ziel verfolgen Sie?

• Welche Kunden bzw. Zielgruppen möchten Sie bevorzugt an Ihrem Stand?

• Was sind die Erwartungen der Besucher?

• Mit welchem Hilfsmitteln schaffen wir es die meisten Besucher zu informieren?

• Wie soll die Besucherbefragung aussehen?

• Wie ist der Messe-Fragebogen und die Inhalte definiert?

Während des Messeauftritt haben Sie die Chance die Besucher zu befragen, eine Besucherzählung durchzuführen und Kontaktdaten zu erfassen insbesondere die E-Mail-Adresse für den direkten Follow-up der Besucher. Während der Messe haben Sie auch die Möglichkeit bereits die erste Erfolgskontrolle durchzuführen, nämlich einen Soll-Ist-Vergleich.

Nach der Messe ist es empfehlenswert eine Besucherwertanalyse (Vergleich Besucherstruktur mit Zielgruppe), nochmals einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick geben was messbare Erfolgskennzahlen eines Messeauftritts sind:

• Anzahl der Besucher am Stand

• Generierung neuer Leads: Hauptziel einer Messebeteiligung ist die Gewinnung neuer Kunden und die Erschließung neuer Geschäftspotentiale

• Bestandskundenkontakte

• Qualität der Besucher (“richtige Zielgruppe”)

• Verweildauer des Besuchers am Stand

• Besucherbefragung: Die Besucherbefragung gibt uns Antworten auf den Grund des Besuchs, Besucherzufriedenheit, Qualität des Messeauftritts, auf welchem Markt sich der potenzielle Kunde bewegt und über welches Umsatzpotenzial er verfügt

• Conversion Rate: Die Conversion Rate sagt aus, welche Standbesucher bzw. Leads sich zu Neukunden umgewandelt haben.

• Nietenfaktor: Vorab wurden bevorzugte Besuchergruppe definiert. Der Nietenfaktor beschreibt nicht brauchbare Kontakte („Cold Leads“)

• Kennzahlen hinsichtlich entstandener Kosten: Gesamtkosten inkl. Vor- & Nachbereitung, Kosten der Standfläche, Messeinvestition pro Tag, Kontaktkosten pro Leadkategorie, Vergleich der Kontaktkosten Messe und Feld

• Vergleich zum Vorjahr

Messecontrolling ist die einzig richtige Methode Erfolge sichtbar zu machen und zeigt auf ob eine Messebeteiligung sinnvoll bewertet werden kann.

Dadurch, dass das Messecontrolling einen hohen Aufwand wie beispielsweise die händische Auswertung von Fragebögen aufweist, wird oft nach Hilfsmitteln gesucht, die den Prozess vereinfachen.

Abhilfe schaffen kann hierbei eine digitale Lösung zur Messeleaderfassung.

Mit Hilfe von Tools wie dem snapAddy VisitReport haben Sie die Möglichkeit Ihre Fragebögen individuell zu erstellen. Dabei können Sie durch die Vielzahl an unterschiedlichen Fragetypen und abhängigen Fragen Ihren Fragebogen komplett dynamisch und nach Ihren Wünschen aufbauen. Die ausgefüllten Besuchsberichte, welche alle Kontaktdaten durch den integrierten Visitenkartenscanner enthält, können Sie dann final direkt in Ihr CRM-System exportieren.

Durch das Reporting 2.0 geben wir Ihnen die Möglichkeit auf verschiedenste Weise Ihre Daten auszuwerten. Hierfür stehen Ihnen u.a. folgende Funktionen zur Verfügung:

• Auswertung einzelner Fragen

• Anzahl der ausgefüllten Berichte pro Nutzer

• Übersicht der Reports pro Stunde

In den Reports können Sie diese Daten einsehen und zwischen drei verschiedenen Darstellungen umschalten: Kreis-, Säulen- und Balkendiagramm.

Sie haben die Möglichkeit sich die prozentualen Werte oder die absoluten Zahlen anzeigen zu lassen.

Dadurch, dass alle Daten ausgewertet, grafisch dargestellt und diese analysiert werden können verfügen Sie nun über eine Datenbasis zur Auswertung Ihrer KPIs. Diese Daten können, wenn die richtigen Schlüsse gezogen werden, Ihren nächsten Messeauftritt noch erfolgreicher werden lassen.