Teil 5: So sieht moderne Vertriebsautomatisierung in der Praxis aus.

Ein typischer deutscher Mittelständler aus dem Maschinenbau. Rund hundertfünfzig Mitarbeiter, davon zwölf im Vertrieb. Das Unternehmen ist auf zwei bis drei großen Branchenmessen pro Jahr präsent, dazu kommen kleinere Regionalveranstaltungen. Pro Messe werden zwischen hundert und vierhundert Kontakte erfasst. Im CRM landen davon erfahrungsgemäß deutlich weniger, weil ein Teil bei der Nachbearbeitung verloren geht oder doppelt angelegt wird.

Der Vertriebsleiter weiß, dass hier etwas nicht stimmt. Er rechnet grob nach: Vier Vertriebsmitarbeiter verbringen nach jeder größeren Messe insgesamt rund vierzig Stunden mit der Nachbearbeitung. Visitenkarten werden abgetippt, Gespräche aus Notizen rekonstruiert, Datensätze im CRM angelegt, Follow-up-Mails geschrieben. Vier Wochen später ist die Hälfte der Leads noch nicht kontaktiert. Eine messbare Zahl davon ist schon kalt, bevor das erste Gespräch stattgefunden hat.

Mit DataAgents wird dieser Prozess neu aufgesetzt. Das Ziel ist nicht, alles auf einmal zu automatisieren, sondern einen klar abgrenzbaren Workflow vollständig durchzubauen, der nach der nächsten Messe sofort läuft.

Der Workflow startet, sobald ein Messekontakt mit VisitReport erfasst wird. Das passiert direkt am Stand auf dem Tablet oder Smartphone des Vertriebsmitarbeiters. Erfasst werden Name, Firma, Position, Kontaktdaten und ein kurzes Gesprächsprotokoll mit Interessen und nächsten Schritten.

Sobald das Gespräch abgeschlossen und gespeichert ist, läuft der Workflow im Hintergrund an. Der Vertriebsmitarbeiter merkt davon nichts. Er beendet das Gespräch, klappt das Tablet zu, dreht sich um zum nächsten Standbesucher.

Im ersten Workflow-Schritt werden die erfassten Firmendaten angereichert. Aus dem Firmennamen wird die vollständige Rechtsform ermittelt, die Adresse wird validiert und ergänzt, die Branche wird automatisch zugeordnet, die Mitarbeiterzahl wird hinzugefügt. Wenn die Firma zu einem größeren Konzern gehört, wird diese Zugehörigkeit erkannt.

Diese Anreicherung ist kein Luxus, sie ist entscheidend. Erst wenn klar ist, dass der vermeintlich kleine Interessent zu einer Unternehmensgruppe mit zweitausend Mitarbeitern gehört, kann der Vertrieb angemessen reagieren. Erst wenn die Branche sauber zugeordnet ist, kann der Lead automatisch dem richtigen Branchenverantwortlichen zugewiesen werden.

Im nächsten Schritt prüft der Workflow, ob der Kontakt oder die Firma bereits im CRM existiert. Drei Fälle sind möglich.

Die Firma ist neu und der Kontakt ist neu. Dann wird ein neuer Datensatz angelegt, mit allen angereicherten Informationen und dem Gesprächsprotokoll als ersten Aktivitätseintrag.

Die Firma existiert, aber der Kontakt nicht. Dann wird der neue Kontakt unter der bestehenden Firma angelegt, die Beziehung wird sauber abgebildet.

Die Firma und der Kontakt existieren beide. Dann wird der bestehende Datensatz aktualisiert. Veraltete Felder werden ergänzt, das Gesprächsprotokoll wird als neue Aktivität angehängt, der Kontakt wird mit dem Tag der jeweiligen Messe versehen.

In keinem dieser Fälle entsteht eine Dublette. Das ist die Hauptursache für die Datenqualitätsprobleme der Vergangenheit, und sie ist mit diesem Schritt gelöst.

Anschließend entscheidet der Workflow, welchem Vertriebsmitarbeiter der Lead zugeordnet wird. Die Regeln dafür hat der Vertriebsleiter selbst hinterlegt: nach Region, nach Branche, nach Unternehmensgröße. Ein Maschinenbauunternehmen in Bayern mit über fünfhundert Mitarbeitern geht an den Key-Account-Verantwortlichen, ein kleinerer Interessent aus Norddeutschland an den entsprechenden Regionalvertreter.

Diese Logik war früher in den Köpfen der beiden Vertriebsleiter verteilt und wurde bei jedem neuen Lead aufs Neue diskutiert. Jetzt steht sie als verbindliche Regel im Workflow.

Der zuständige Vertriebsmitarbeiter erhält z.b. eine Nachricht im Instant-Messager (Teams, Slack) oder eine E-Mail. Sie enthält den Namen des Kontakts, die Firma, eine Zusammenfassung des Gesprächs und einen direkten Link zum Datensatz im CRM. Wenn der Mitarbeiter am Stand zu tun hat, sieht er die Nachricht später am Tag. Wenn er im Büro ist, weiß er innerhalb von Minuten Bescheid, dass auf der Messe ein für ihn relevanter Kontakt entstanden ist.

Parallel verschickt der Workflow eine personalisierte Dankes-E-Mail an den Messekontakt. Die E-Mail ist nicht generisch, sondern bezieht sich auf das Gespräch. Der Absender ist der zuständige Vertriebsmitarbeiter, die Signatur ist seine eigene. Inhaltlich greift die E-Mail das Hauptinteresse aus dem Gesprächsprotokoll auf und schlägt einen konkreten nächsten Schritt vor, meistens ein vertiefendes Telefonat oder eine Online-Demo.

Damit hat der Messekontakt innerhalb weniger Minuten nach dem Gespräch eine personalisierte Nachricht im Postfach. Die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Kontakt in die nächste Stufe geht, ist deutlich höher als bei einer Mail, die zwei Wochen später kommt und an die der Empfänger sich kaum noch erinnert.

Nach der ersten Messe mit diesem Workflow zieht der Vertriebsleiter Bilanz. Statt vierzig Stunden Nachbearbeitung bleiben rund acht Stunden für die Qualitätsprüfung der angereicherten Datensätze und die Bearbeitung von Sonderfällen, bei denen der Workflow Unsicherheiten meldet. Die Vertriebsmitarbeiter haben am Folgetag der Messe einen vollständigen, sauberen CRM-Bestand zur Verfügung statt erst nach drei bis vier Wochen.

Die Anzahl der tatsächlich kontaktierten Leads liegt deutlich höher als früher. Nicht weil mehr Leute arbeiten, sondern weil weniger Leads im Stapel verloren gehen. Erste Auswertungen nach drei Monaten zeigen außerdem eine messbar höhere Konvertierungsrate vom Messekontakt zum echten Verkaufstermin. Der Hauptgrund: Die schnelle, personalisierte Reaktion direkt nach dem Gespräch trifft die Aufmerksamkeit des Interessenten zum richtigen Zeitpunkt.

Aus einem Prozess, der vorher als notwendiges Übel hingenommen wurde, ist ein Wettbewerbsvorteil geworden.

Es ist wichtig zu sagen, was hier nicht passiert. Niemand wurde durch Automatisierung ersetzt. Die Vertriebsmitarbeiter führen die Gespräche, sie bauen die Beziehungen auf, sie schließen die Geschäfte ab. Was sich verändert hat, ist die Reduktion der Datenarbeit, die ihnen vorher Zeit für genau diese eigentlichen Aufgaben gestohlen hat.

Auch wurde kein IT-Projekt aufgesetzt. Der Workflow wurde vom Vertriebsleiter und einem seiner Vertriebsmitarbeiter gemeinsam in DataAgents gebaut, auf Basis einer mitgelieferten Vorlage für genau diesen Anwendungsfall. Die IT war zu keinem Zeitpunkt eingebunden. Anpassungen am Workflow nach der ersten Messe wurden ebenfalls im Vertrieb selbst gemacht, am Nachmittag, ohne Ticket, ohne Wartezeit.

Wenn Sie das Beispiel überzeugt hat, ist der nächste Schritt einfacher als gedacht. DataAgents lässt sich in einem unverbindlichen Erstgespräch in Ihrer konkreten Situation einordnen. Wir schauen uns gemeinsam an, welche Vertriebsprozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Zeit binden und welcher Workflow als erstes den größten Effekt hätte. Auf Wunsch begleiten wir Sie bei der ersten Einrichtung.

Über unsere Produkt-Seite DataAgents können Sie ganz einfach einen Demo-Termin vereinbaren. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen über Ihre Vertriebsprozesse zu sprechen.

Diese fünfteilige Serie ist damit abgeschlossen. Wenn Sie sie nützlich fanden, teilen Sie sie gerne mit Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls vor der Frage stehen, wie Vertriebsdatenarbeit in ihrem Unternehmen besser werden kann.