Procesoptimalisatie en tijdsbesparing door digitalisering van leadformulieren.

Voor de introductie van snapAddy VisitReport was de leadregistratie omslachtig: Op de beursstand nam het standteam visitekaartjes in ontvangst en vulde contactformulieren met de hand in. De verzamelde informatie werd na afloop van de beurs aan het marketingteam overgedragen, dat deze vervolgens eveneens handmatig in het Microsoft Dynamics CRM-systeem invoerde. Om dubbele gegevens te voorkomen, controleerden de medewerkers tijdens de handmatige invoer tegelijkertijd of de betreffende lead, contactpersoon of account al bestond. Deze doublurecontrole bleek echter vaak een uitdaging, omdat gegevens zoals de bedrijfsnaam op het contactformulier regelmatig afweken van de betreffende dataset in CRM. Daar kwam bij dat het vastleggen van buitenlandse adressen zich vaak als moeilijk aandiende, omdat de adresopbouw in veel gevallen niet eenduidig was. Door de extreem hoge werkbelasting werden capaciteit vastgehouden en werden de eigenlijke taken verwaarloosd. Een bijkomend nadeel van het papieren contactformulier: op de beurzen raakte regelmatig een ingevuld formulier kwijt, waardoor de opvolging van gesprekken bemoeilijkt of zelfs onmogelijk werd.

De handmatige registratie en opvolging van circa 2.000 leads op jaarlijks 70 beurzen zette de verantwoordelijken bij Craemer ertoe aan om anders te gaan denken en de beursactiviteiten te digitaliseren. Voor een pilotproject viel de keuze op de lead-app snapAddy VisitReport.

Voor het pilotproject met snapAddy VisitReport testte een medewerker van Craemer de lead-app eerst op één beurs. Hiervoor werd de bestaande vragenlijst 1:1 in de app overgenomen. Tijdens het verloop van de beurs kon de medewerker naar behoefte vragen toevoegen, verwijderen en de opbouw aanpassen.

Aansluitend werden binnen het bedrijf verdere verkoopmedewerkers uitgenodigd om de app uit te proberen. Het positieve neveneffect: de overige collega’s op de beursstand werden nieuwsgierig naar snapAddy VisitReport en kregen zelf de wens om met de app te werken. Deze dynamiek en eigen initiatief leidden tot een zeer hoge acceptatie van de app.

Na de succesvolle testfase is snapAddy VisitReport uiteindelijk volledig ingevoerd. Voor een optimaal gebruik van de lead-app bood snapAddy een passende training aan, waarmee alle teamleden van Craemer werden meegenomen in het proces.

Procesoptimalisatie

Met snapAddy VisitReport kon een slank en snel leadmanagementproces worden gerealiseerd. Het standpersoneel scant met de app de visitekaartjes en vult digitale beursrapporten in. Aansluitend aan de beursdag worden alle vastgelegde contactgegevens en rapporten in één keer naar het CRM-systeem geëxporteerd. Zo wordt vertraging in de opvolging voorkomen, omdat de leads al tijdens de beurs – en niet pas erna – in het CRM beschikbaar zijn.

snapAddy VisitReport kan bovendien zonder problemen verschillende vragenlijsten voor meerdere klantgroepen met uiteenlopende verkoopprocessen ondersteunen en daarmee de verkoopafhandeling vereenvoudigen. Voor Craemer is dit een belangrijk criterium, omdat tot de klanten zowel industriële ondernemingen behoren als gemeenten die offertes via aanbestedingen opvragen.

Tijds- en kostenbesparing

Doordat de handmatige overdracht van contactgegevens en informatie naar het CRM-systeem vervalt, kan het marketingteam zich concentreren op zijn eigenlijke werkzaamheden – een extra reden voor de investering in snapAddy VisitReport, die zich ondanks de licentiekosten ruimschoots terugverdient.

Met snapAddy VisitReport worden niet alleen de beursactiviteiten gedigitaliseerd, maar wordt ook een hoge datakwaliteit in het CRM bereikt. Dankzij de automatische vastlegging van leads en beursrapporten gaan er geen gegevens meer verloren en worden er via geïntegreerde doublurechecks geen dubbele datasets meer aangemaakt.

Wij zijn er trots op dat wij Craemer GmbH konden ondersteunen bij de digitalisering van hun contactformulieren en kijken uit naar de verdere samenwerking!