Modello di report di visita per eventi e fiere.

Una pianificazione strutturata delle visite è un fattore decisivo per una solida fidelizzazione del cliente e per un successo commerciale duraturo. Soprattutto durante le visite commerciali e alle fiere è fondamentale documentare in modo efficiente ogni conversazione con i report.

Questo ti permette di:

• tracciare in modo mirato le conversazioni con i clienti;

• raccogliere i dati in modo strutturato grazie a modelli uniformi di rapporto di visita;

• risparmiare tempo e trasferire più velocemente i rapporti di visita nel sistema CRM.

Un modello di rapporto di visita ben studiato rappresenta un grande supporto. Ti aiuta a registrare in modo omogeneo tutti i contenuti importanti del colloquio e ti fa risparmiare tempo prezioso nell’attività di follow-up. Che si tratti di analisi interna o di trasferimento al sistema CRM un protocollo di visita professionale rende l’intero processo di vendita più efficiente e permette di ottimizzare nel lungo periodo la comunicazione con i clienti.

Alla fine di questo articolo trovi un modello di rapporto di visita da scaricare gratuitamente, che puoi utilizzare liberamente.

Un report è una documentazione sistematica delle conversazioni di vendita.

L’idea di base è semplice: prima dell’incontro stabilisci quali informazioni ti servono dal tuo prospect per il processo di vendita e crei un questionario personalizzato. Seguendo questo questionario, durante la conversazione raccogli tutte le informazioni necessarie.

È importante che l’addetto alle vendite compili il report durante il colloquio o subito dopo, in modo che nessuna informazione importante vada persa. Dopo la fiera o l'appuntamento i report compilati vengono utilizzati per ricontattare i prospect.

Spesso, in questa fase, entra in gioco un sistema CRM, che viene popolato con i contenuti del report.

Con un questionario personalizzato sulle tue esigenze puoi strutturare i colloqui con i clienti e raccogliere tutte le informazioni importanti. In base alle domande e alle risposte inserite nel report puoi poi suddividere i tuoi prospect in diversi gruppi. Inoltre, il report definisce la direzione per una collaborazione a lungo termine. Grazie alla documentazione delle note essenziali della conversazione è chiaro, anche a distanza di molto tempo, quali problemi, esigenze e possibili richieste ha ogni singolo cliente.

Un modello standardizzato di rapporto di visita ottimizza il processo di raccolta dei dati e aumenta l’efficienza del reparto vendite:

• Raccolta uniforme di tutti i dati rilevanti del cliente, allineata ai relativi campi nel sistema CRM

• Follow-up più rapido e maggiori opportunità di vendita

• Analisi più efficace grazie a dati strutturati

• Modelli di report personalizzabili per diversi settori

Per un modello di report di visita davvero utile, sono decisive le domande e le informazioni che vengono richieste in modo mirato. A seconda del settore, qui possono esserci differenze significative. In linea di massima, però, un modello professionale dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

• Dati di base del cliente (settore, dimensioni dell’azienda)

• Contatti del referente

• Note sulla conversazione ed esigenze

• Interesse per il prodotto e analisi del fabbisogno

• Potenziale di fatturato

• Azioni successive e strategia di follow-up

• Valutazione dei risultati e definizione delle priorità

Grazie a una valutazione sistematica dei protocolli di visita, le informazioni raccolte possono essere utilizzate in un secondo momento anche per decisioni strategiche, ad esempio in base alle risposte dei clienti sulla dimensione aziendale. Se, per esempio, il tasso di chiusura con le aziende più grandi risulta nettamente inferiore, questo potrebbe indicare debolezze nel processo di vendita. Un report può quindi fungere sempre anche da punto di partenza per analizzare le attività durante le visite commerciali o le partecipazioni in fiera.

Un report di visita ben strutturato ti aiuta a registrare le conversazioni in modo efficiente e a massimizzare le opportunità di vendita. Sfrutta i vantaggi del nostro modello di report di visita e ottimizza il tuo processo di vendita.

Con snapAddy VisitReport puoi fare a meno dei moduli cartacei e registrare i report di visita in formato digitale. Grazie al successivo Export nel tuo sistema CRM o nel tuo sistema di automazione del marketing, elimini completamente il lavoro di digitazione.

In questo modo risparmi tempo sia nella raccolta che nell’elaborazione successiva dei contenuti delle conversazioni. Studi dimostrano che una maggiore rapidità di risposta aumenta le tue possibilità di chiudere una vendita!

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