Wie ein Fertigungsunternehmen snapADDY kreativ einsetzt, um seinen Serviceprozess zu verbessern
Marcus Klapprodt
Kürzlich hat mir ein Kunde aus der Maschinenbauindustrie erzählt, wie sie mithilfe von snapADDY VisitReport ihren Serviceberichtprozess verbessert haben.
Ich war erstaunt über ihre innovative Lösung für digitale Serviceberichte und wollte ihre Geschichte als Best-Practice-Beispiel für andere Unternehmen in der Branche teilen.
Bis vor kurzem hatten sie Schwierigkeiten mit einem papierbasierten System für Serviceberichte. Der Prozess war ineffizient, fehleranfällig und zeitaufwendig. Die Techniker mussten die Berichtsbögen manuell ausfüllen und verbrachten unnötig viel Zeit mit der Dokumentation. Zurück in der Zentrale trugen sie die Daten von den Bögen in eine Excel-Datei in einem SharePoint-Ordner ein. Alle zwei Tage wurde diese Datei dann in ihr ERP-System hochgeladen.
Das Unternehmen erkannte, dass sie einen effizienteren und genaueren Weg brauchten, um ihre Serviceberichte zu verwalten, da Papier und Excel ein großer Engpass waren. Sie nutzten bereits snapADDY VisitReport für ihre Messen und hatten es erst kürzlich für den Außendienst eingeführt. Es schien also nur natürlich, andere Verwendungsmöglichkeiten für snapADDY zu erforschen. In ihrem Dashboard erstellten die Administratoren ein neues VisitReport-Event für diesen Zweck. Die Techniker nahmen dann ihre mobilen Geräte mit der installierten App zu ihren Vor-Ort-Terminen mit. Nach Abschluss ihrer Wartungs- oder Reparaturarbeiten öffneten sie snapADDY und starteten einen neuen Bericht und importierten die Kundendaten aus ihrem CRM-System, was dazu beitrug, den Prozess weiter zu optimieren.
Im nächsten Schritt machten sie ein Foto des Typenschilds der Maschine, an der sie arbeiteten, und füllten den Servicebericht aus. Durch die Verwendung einer clever gestalteten Vorlage mit benutzerdefinierten Auswahllisten, Datumsfeldern und der Sprache-zu-Text-Funktionalität wurde der Servicebericht schnell und einfach erstellt. Bei Bedarf machten sie mit der integrierten Anhängefunktion zusätzliche Fotos. Sie konnten auch Informationen zu den Anhängen hinzufügen, indem sie direkt auf dem Foto zeichneten, zum Beispiel beschädigte Teile der Maschine in Rot umkreisten oder Verschleiß markierten, um Ersatzteile rechtzeitig bestellen zu können.
Nach Abschluss des Berichts konnten die Techniker die Daten, einschließlich aller aufgenommenen Bilder, sofort in ihr CRM-System exportieren (das mit dem ERP-System synchronisiert war). Ein automatischer Workflow wurde ausgelöst, der den PDF-Bericht an ihren Kunden sendete und den Rechnungsprozess in ihrem Abrechnungstool automatisch aktiviert hat.
Durch die Implementierung von snapADDY VisitReport wurde der Serviceprozess des Unternehmens optimiert und die Serviceberichte wurden effizienter und genauer erstellt. Die Techniker konnten besseren Service für ihre Kunden bieten und die Kundenzufriedenheitsraten des Unternehmens erhöhten sich. Das Unternehmen sparte auch Zeit und Geld, da der neue Prozess den Bedarf an manueller Dateneingabe reduzierte und Fehler, die mit dem papierbasierten System verbunden waren, eliminierte.
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