Vorbereitet auf die Messe: Die ultimative VisitReport-Checkliste

Wir empfehlen, die folgenden Schritte mindestens eine Woche vor Messebeginn zu erledigen. Hier ist noch einmal ein kurzer Überblick über die Fragen, die Sie sich vor eine Messe stellen sollten:

• Haben Sie alle User eingeladen und die richtigen Lizenzen zugeordnet?
• Haben Sie einen Fragebogen erstellt und als "live" veröffentlicht?
• Haben sich alle Nutzer registriert und bestätigt, dass sie in der App arbeiten können?
• Haben Ihre User die neueste Version der App?
• Können alle User den Fragebogen sehen und bearbeiten?

Die wichtigsten Themen vor der Messe

In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Themen ausführlich erklärt.

Können am Messestand alle Nutzer mit der digitalen Leaderfassung arbeiten? Um zu gewährleisten, dass alle Personen Leads und Kontakte erfassen können, müssen Sie als Nutzer registriert sein. Zudem muss die korrekte Lizenz zugewiesen sein. Dies geschieht in den Einstellungen im Abschnitt „Benutzer und Lizenzen“. In der Regel erhalten Ihre Benutzer eine Einladungsmail, mit der sie sich registrieren können. Sollte Ihr Unternehmen Single-Sign-On (SSO) verwenden, können Sie diese Funktion unter Login & Sicherheit aktivieren. Wenn Sie dies nutzen, empfehlen wir Ihnen, die Einladungsmail unter Einladung & Onboarding zu deaktivieren.

Wenn Sie mehr über die Verteilung von Lizenzen wissen möchten, lesen Sie gerne unseren FAQ Artikel zum Thema „Wie lade ich Benutzer ein?“

Sollten Sie SSO verwenden, empfiehlt sich der Artikel „Ich möchte eine SSO-Methode verwenden. Muss ich trotzdem ein snapADDY-Konto erstellen?".

Sehen alle Nutzer den Fragebogen? Was zunächst selbstverständlich klingt, ist eine bekannte Fehlerursache. Der Fragebogen ist ein essenzieller Bestandteil der VisitReport App, denn er ermöglicht Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Besuchsberichte schnell und einfach zu erfassen. Sie können ihn individuell nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Bilden Sie Fragegruppen, um eine bessere Struktur zu haben und fügen Sie unterschiedliche Fragetypen hinzu. Solange das Event im Entwurfsmodus ist, können die Nutzer ihn nicht in der App sehen. Stellen Sie daher sicher, dass das Event auf "live" gestellt wird.

Wenn Sie wissen möchten, welche einzelnen Funktionen der Fragebogen von snapADDY VisitReport bietet, schauen Sie sich gerne die Artikel zu diesem Thema auf unserer FAQ-Seite an.

Wer den snapADDY VisitReport zum ersten Mal verwendet, muss zuerst die orangefarbene App im Appstore bzw. im Playstore herunterladen. Anschließend registriert sich der Nutzer mit E-Mail Adresse und Passwort. Wenn die Single-Sign-On (SSO) - Funktion nicht verwendet wird, sollte der Haken bei dieser Option entfernt werden.

Sobald die Anmeldung abgeschlossen ist, sieht der Nutzer alle Events, die zuvor "live" gestellt wurden.

Stellen Sie sicher, dass die Nutzer den Fragebogen verstehen und bearbeiten können. Die Bearbeitung startet, nachdem sie auf "Report erfassen" geklickt haben. Fragen mit einem roten Ausrufezeichen sind verpflichtend. Diese müssen beantwortet werden, um den Besuchsbericht exportieren zu können. Ein gelbes Ausrufezeichen deutet auf eine wichtige Frage hin. Ein Export ist auch ohne die Beantwortung dieser Frage möglich. Allerdings erhält der Nutzer beim Export eine Meldung. Außerdem können Notizen und Anhänge hinzugefügt werden.

Bevor Sie das Event live schalten, ist es wichtig, dass Sie ihre Einstellungen in der App testen. Das folgende Video-Tutorial zeigt die wichtigsten Schritte, die bei einer Besuchsberichterfassung stattfinden.

Optionale Checkpunkte

Jedes Unternehmen und auch jede Messe sind individuell. Manchmal wird ein großes Team auf die Messe geschickt, manchmal nur wenige Mitarbeiter. Die folgenden Punkte sind nur relevant für Sie, wenn Sie die Funktionen nutzen.

Gestalten Sie die VisitReport App in Ihrem eigenen Corporate Design. Dies geschieht im Dashboard. Wenn Sie auf den Abschnitt „Einstellungen“ und anschließend auf „Design“ klicken, können Sie Farben sowie das Logo und den Beschreibungstext anpassen.

Für mehr Informationen zu diesem Thema, lesen Sie gerne unseren FAQ-Artikel „Wie erstellt man eine Vorlage in VisitReport?“.

Manchmal ist es hilfreich, im Anschluss an das Messegespräch Dokumente an Kunden zu verschicken, damit diese weitere Informationen über das Unternehmen oder die Produkte erhalten. Das lässt sich automatisiert mit einer Dankesmail umsetzen (siehe dazu auch den nächsten Abschnitt). Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente in der Mediathek zur Verfügung stehen.

Lesen Sie gerne den Artikel „Wo kann man die Dateien in die Mediathek hochladen?“, wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten.

Der snapADDY VisitReport bietet die Möglichkeit, Dankesmails zu versenden. Damit vertiefen Sie automatisiert die Kundenbindung nach dem Erstgespräch und qualifizieren Leads direkt weiter, während die Messe noch läuft und ohne, dass der Innendienst auch nur einen Finger rühren muss.

Sie können die Dankesmail nach Belieben konfigurieren und auch verschiedene Versionen verfassen. Stellen Sie sicher, dass der E-Mail-Versand aus der App entweder auf „optional“ oder „verpflichtend“ gestellt ist, und geben Sie die E-Mail frei.

Wenn Sie mehr zu dem Thema wissen möchten, lesen Sie gerne unseren FAQ-Artikel zu dem Thema „Wie kann ich die Vorlage für meine individuelle Dankesmail erstellen?“.

Wenn Ihr Team aus sehr vielen Personen besteht, ergibt es Sinn, die Team-Koordination zu nutzen. Angenommen eine Kundin oder ein Kunde hat eine spezifische Frage zu einem bestimmten Produkt. Der angesprochene Mitarbeiter hat allerdings noch keine Schulung zu diesem Produkt erhalten. Mithilfe der Team-Koordination kann der Mitarbeiter nun nach einer Kollegin oder einem Kollegen suchen, der oder die sich mit dem Produkt auskennt. Sie können diese entweder bei den Einstellungen im Abschnitt "Allgemein" oder direkt im Abschnitt "Team-Koordination" aktivieren. Die Nutzer können in der App ihren eigenen Status setzten sowie Ihre Profilinformationen selbst überarbeiten.

Für mehr Informationen zu diesem Thema lesen Sie gerne unseren FAQ-Artikel „Team-Koordination“.

Wenn Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern wichtige Informationen zu beispielsweise Zugverbindungen oder der Unterkunft übermitteln möchten, können Sie das Info-Center nutzen. Erstellen Sie eine Info-Seite und veröffentlichen Sie diese, damit sie in der App auftaucht.

In dem Artikel „VisitReport: Info-Center“ finden Sie mehr Informationen zu dieser Funktion.

Sie haben eine Terminal Lizenz gebucht?

In den Einstellungen können Sie unter „VisitReport Terminals“ verschiedene Terminals hinzufügen. Die Lizenz ist somit nicht an eine Person, sondern an ein Gerät gebunden.

Bei Terminals ist es sinnvoll, Benutzerinnen und Benutzer als Gäste hinzuzufügen. Diese erhalten keine eigene Namenslizenz, können aber mit Hilfe eines Gast-Kontos namentlich identifiziert werden. Das heißt, dass sie an den VisitReport-Terminals ausgewählt werden können. Unter „Benutzer und Lizenzen“ laden Sie Ihre Benutzer ein und setzen anschließend einen Haken bei „Benutzer sind Gäste“. Es sind lediglich Vor – und Nachname erforderlich.

Mehr Informationen zum Thema Terminals finden Sie in unserem FAQ-Artikel „VisitReport – Terminals Setup“.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß auf der Messe!

Sie haben noch weitere Fragen?