Gesprochen, gespeichert, gewonnen: Wie Spracherkennung die Kontakterfassung revolutioniert

Stellen Sie sich vor, Sie sind auf einer großen Messe. Ihr Stand ist gut besucht, die Gespräche laufen hervorragend, und Sie haben innerhalb weniger Stunden zahlreiche wertvolle Kontakte geknüpft. Doch dann kommt der Moment, den wohl niemand im Vertrieb mag: die Nachbereitung. Gesprächsnotizen müssen sortiert, Kontaktinformationen eingegeben und Besuchsberichte ausgefüllt werden.

Oft passiert das erst Tage später – mit dem Risiko, dass wichtige Details vergessen werden oder verloren gehen.

Genau hier setzen digitale Lösungen an, um diese Probleme zu lösen. Sie helfen, die Erfassung und Verarbeitung von Kontaktdaten effizienter und zuverlässiger zu gestalten.

Die Lösung: Digitale Tools wie VisitReport zur Besuchsberichterstellung

Digitale Tools zur Kontakterfassung und Besuchsberichterstellung sind mittlerweile ein unverzichtbares Hilfsmittel im Vertrieb. Sie ermöglichen es, Gespräche direkt vor Ort zu dokumentieren und die Daten in Echtzeit zu verarbeiten. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Informationen konsistent und fehlerfrei ins CRM-System übertragen werden. So nutzen bereits über 3.000 Kunden VisitReport, unsere Software für digitale Kontakterfassung und Besuchsberichte.

Das Highlight: Die neuesten Entwicklungen in der Spracherkennungstechnologie machen das Leadmanagement noch einfacher. Anstatt mühsam per Hand Daten einzutragen, können diese jetzt einfach eingesprochen werden.

Spracherkennung als Gamechanger

Spracherkennung kann die Art und Weise, wie Lead-Daten erfasst werden, grundlegend verändern. Viele Systeme, die bisher auf dem Markt sind, beschränken sich jedoch darauf, Sprache in Text umzuwandeln. Das nennt man Audio-Transkription. Was auf den ersten Blick praktisch klingt, bringt oft nur begrenzte Vorteile, denn die eigentliche Arbeit – das Sortieren und Strukturieren der Daten – bleibt im Anschluss an die Transkription bestehen.

Der wahre Durchbruch liegt in Systemen, die Sprache direkt in strukturierte Datensätze umwandeln und damit deutlich mehr leisten als klassische Spracherkennungssoftware.

Ein Beispiel: Sie sagen, „Ich habe mit Frau Müller von XYZ GmbH gesprochen. Sie interessiert sich für Produkt A und möchte ein Angebot für 500 Einheiten.“
Eine intelligente Spracherkennungstechnologie erkennt automatisch den Namen, die Firma, das Produktinteresse und die Menge und ordnet sie den richtigen Feldern zu. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Datenqualität erheblich.

Wie KI und Machine Learning arbeiten – Einblicke von unserem Experten

Um diese Funktionalität zu ermöglichen, spielen Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) eine zentrale Rolle. Severin Simmler, Senior Data Scientist bei snapADDY, entwickelt federführend die Spracherkennungs-Funktion Voice AI für VisitReport und erklärt, wie solche Technologien arbeiten:
"Die Herausforderung liegt darin, nicht nur Wörter zu erkennen, sondern den Kontext zu verstehen. Unsere Algorithmen sind darauf trainiert, typische Vertriebsgespräche zu analysieren und die relevanten Informationen zu extrahieren. Wenn jemand ‚500 Lizenzen‘ erwähnt, weiß das System, dass dies in das Feld ‚Produktanzahl‘ gehört.“

Laut Severin kommen dabei spezielle Machine-Learning-Modelle zum Einsatz, die ständig weiterentwickelt werden. „Ein Großteil unserer Zeit fließt in Daten, die wir selbst einsprechen und annotieren, welche Antworten wir von einem perfekten Modell erwarten würden. Qualitativ hochwertige Daten sind damit Grundlage für ein sauberes experimentelles Design – mit Ihnen steht und fällt die Fähigkeit eines ML-Modells, im realen Einsatzgebiet erfolgreich zu sein.“

Das Ergebnis: eine Spracherkennung, die nicht nur versteht, was gesagt wird, sondern die Informationen in eine nutzbare Form bringt.

Praxisbeispiel: Ein Tag auf der Messe mit VisitReport und der Spracherkennungs-Funktion Voice AI

Ein Messebesuch mit VisitReport und Voice AI könnte so aussehen:

1. Am Stand: Sie führen ein Gespräch mit einem potenziellen Kunden. Statt Notizen zu machen oder einen Fragebogen durchzugehen, sprechen Sie den Bericht direkt in Ihr Smartphone oder Tablet. Sie wollen nicht auf Papier verzichten? Kein Problem – machen Sie wie gewohnt Ihre formlosen Notizen und sprechen anschließend kurz alles ein.
2. Spracherkennung: Voice AI analysiert Ihren Besuchsbericht per Spracherkennung und füllt automatisch alle relevanten Felder aus.
3. Nach dem Gespräch: Die Daten sind bereits im CRM-System verfügbar. So können die Kollegen im Innendienst sofort ein Angebot erstellen oder die Marketing-Automation die Verkaufschance anreichern.
4. Am Abend: Statt noch Stunden mit der Nachbereitung zu verbringen, können Sie sich entspannt zurücklehnen – alles Wichtige ist schon erledigt. Starten Sie ohne Verzögerung in den Feierabend oder genießen Sie die Standparty nebenan ohne schlechtes Gewissen.

Das Feedback unserer Kunden, mit denen wir das Feature seit einigen Monaten gemeinsam entwickeln, zeigt: Der Einsatz von Voice AI beziehungsweise Spracherkennung wird nicht nur Zeit sparen, sondern auch dafür sorgen, dass der Fokus noch stärker auf dem Wesentlichen liegt – dem Vertrieb und einer nahtlosen Customer Experience für Ihre Geschäftskontakte.

Warum intelligente Spracherkennung der nächste Schritt für Ihren Vertrieb ist

Die Zukunft des Vertriebs ist digital – und mit VisitReport und unserem neuen Feature Voice AI setzen wir Maßstäbe. Spracherkennung und KI machen die Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch präziser. Gerade in der hektischen Umgebung einer Messe oder im Außendienst ist das ein echter Gamechanger.

Gehören Sie zu den ersten Nutzern von Spracherkennung bei der Kontakterfassung

Interessiert an sprachgenerierten Besuchsberichten? Aktuell befindet sich Voice AI in den letzten Zügen der Entwicklung und der sogenannten Alpha-Testphase. Der Release ist für kommendes Jahr geplant. Kontaktieren Sie gerne unser Vertriebsteam, um VisitReport als Ganzes jetzt schon kennenzulernen und zu den ersten Nutzern von Spracherkennung bei der Leaderfassung zu gehören.