Ein vielversprechender Lead lädt ein Whitepaper herunter – die Marketing-Automation startet. Doch während die erste E-Mail rausgeht, meldet sich der Vertrieb ahnungslos beim Kunden. Widersprüchliche Botschaften verwirren, die Kampagne verpufft.
Das Problem? Datensilos und fehlende Datensynchronisation.
Hier kommt Middleware ins Spiel – die unsichtbare Brücke zwischen verschiedenen Anwendungen, die dafür sorgt, dass Daten zuverlässig, aktuell und konsistent bleiben. Doch was genau steckt dahinter? Welche Herausforderungen gibt es, und warum ist eine durchdachte Datensynchronisation so entscheidend für moderne Unternehmen? Wir klären auf und bieten Lösungen.
Warum Datensynchronisation überhaupt wichtig ist
Die Herausforderungen der Datensynchronisation
Die verschiedenen Arten der Datensynchronisation
Software und Tools zur Datensynchronisation
Datensynchronisation mittels Middleware
API-Integration als Voraussetzung für reibungslose Datensynchronisation
Warum Datensynchronisation überhaupt wichtig ist
Eine Datensynchronisation verschiedenster Anwendungen und Systeme im Unternehmen ist die Basis für effiziente und skalierbare Geschäftsprozesse. Wie das anfängliche Beispiel deutlich macht, kann eine fehlende Datensynchronisation die Kundenbeziehung schwächen und Umsatzpotenziale verhindern.
Die Vorteile von Datensynchronisation liegen also auf der Hand:
- Konsistente Daten: alle Systeme enthalten identische, aktuelle Informationen
- Effizienzsteigerung: manuelle Datenpflege in mehreren Anwendungen entfällt
- Bessere Entscheidungsfindung: fundierte Entscheidungen auf verlässlicher Datenbasis
- Fehlerminimierung: doppelte oder widersprüchliche Einträge und damit verbundene Probleme werden verhindert
- Bessere Zusammenarbeit: Marketing, Vertrieb, Support und andere Abteilungen arbeiten mit denselben Daten
- Optimierte Kundenerfahrung: abgestimmte Interaktionen verschiedener Abteilungen
- Höhere Sicherheit & Compliance: vereinfachte Datenschutz- und Regeltreue
Die Datensynchronisation stellt demnach sicher, dass alle Systeme stets konsistente, aktuelle und identische Informationen enthalten. Damit werden reibungslose Abläufe und fundierte Entscheidungen ermöglicht.
Die Herausforderungen der Datensynchronisation
Der Wunsch nach synchronisierten Daten in allen Systemen bringt allerdings neben den Vorteilen auch einige Herausforderungen mit sich.
So erfordert die Implementierung einer Lösung zur Datensynchronisierung einen gewissen Zeitaufwand. Systemkompatibilität und Skalierbarkeit müssen gewährleistet werden und grundlegende Entscheidungen getroffen werden: Soll eine Echtzeit- oder Batch-Synchronisation stattfinden? Was passiert mit doppelten Einträgen und inkonsistenten Daten? Und vieles mehr.
Batch-Synchronisation ist ein Verfahren zur Datensynchronisation, bei dem Daten in festgelegten Intervallen (z. B. stündlich, täglich oder wöchentlich) in größeren Mengen verarbeitet und aktualisiert werden. Dabei werden die Daten gesammelt, zwischengespeichert und zu einem bestimmten Zeitpunkt synchronisiert, anstatt kontinuierlich in Echtzeit abgeglichen zu werden.
Doch nicht nur technisch ist das Ganze eine Herausforderung, sondern auch rechtlich müssen die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden, insbesondere bei sensiblen Kundendaten, wie zum Beispiel Finanzdaten.
Die verschiedenen Arten der Datensynchronisation
Datensynchronisation ist nicht gleich Datensynchronisation. Verschiedene Systeme erfordern unterschiedliche Wege und bringen verschiedenste Herausforderungen mit sich.
Eine Unterscheidung kann unter anderem darin erfolgen, wer die Synchronisation auslöst (das System oder der Benutzer) und auf welchen Geräten die Daten gespeichert sind (Cloud oder lokal auf verschiedenen Endgeräten).
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Automatische und manuelle Datensynchronisation
- Automatische Datensynchronisation:
Systeme oder Anwendungen kommunizieren miteinander und aktualisieren sich selbständig, ohne manuelles Eingreifen, sobald Änderungen auftreten. Dies geschieht in der Regel in Echtzeit oder in festgelegten Intervallen (Batch-Synchronisation). Dies sorgt für Effizienz und minimiert Fehler durch menschliches Eingreifen.
Beispiel: Eine Marketing-Automation synchronisiert Kundendaten in Echtzeit zwischen CRM und E-Mail-Marketing-System.
- Manuelle Datensynchronisation:
Hierbei müssen Benutzer den Synchronisationsprozess aktiv auslösen. Dies kann notwendig sein, wenn spezifische Daten manuell überprüft werden müssen, bevor sie synchronisiert werden.
Beispiel: Ein Mitarbeiter lädt eine Excel-Datei manuell auf einen Server hoch, um sie mit einem anderen System zu synchronisieren.
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Datensynchronisierung zwischen verschiedenen Geräten: On-Premise und Cloud
- Gerätesynchronisation bedeutet, dass On-Premise-Daten zwischen mehreren Endgeräten, wie Smartphones, Laptops oder Tablets, synchronisiert werden. Diese Art der Synchronisation wird häufig bei persönlichen Geräten oder in Unternehmen verwendet, um sicherzustellen, dass alle Geräte denselben Datensatz verwenden.
Beispiel: Ein Team arbeitet an mehreren Tablets an ein und demselben Dokument und Änderungen werden jedem in Echtzeit angezeigt – ohne Cloud-Server, sondern durch direkte Kommunikation zwischen den Geräten.
- Cloud-Synchronisation: In einer Cloud sind die Daten zentral gespeichert, wodurch ein Zugriff von verschiedenen Geräten in Echtzeit ermöglicht wird.
Beispiel: Dokumente eines Unternehmens können in einer Cloud gespeichert werden und von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig angesehen und bearbeitet werden.
Software und Tools zur Datensynchronisation
Es gibt sowohl Freeware als auch kostenpflichtige Lösungen zur Datensynchronisation, die jeweils Vor- und Nachteile bieten. Datensynchronisierung-Freewares sind eine kostengünstige Option, die grundlegende Synchronisationsfunktionen bieten, jedoch teilweise Einschränkungen hinsichtlich Funktionalität, Support oder Sicherheit aufweisen.
Kostenpflichtige Lösungen bieten meist erweiterte Funktionen, besseren Support und mehr Anpassungsoptionen. Sie bieten auch erweiterte Sicherheitsfeatures und Integrationsmöglichkeiten, wodurch sie besonders für größere Unternehmen und komplexere Systeme empfehlenswert sind, die eine zuverlässigere und skalierbare Lösung benötigen.
Anwendungsfälle von Software zum Synchronisieren von Daten reichen von der Synchronisation von Kalendern und Kontakten bis hin zur komplexen Integration von CRM-Systemen, ERP-Software oder Datenbanken in großen Unternehmen.
Ihre Wahl für eine Datensynchronisierung Freeware oder kostenpflichtige Lösung sollten Sie demnach anhand Ihres Anwendungsfalls, der damit einhergehenden Komplexität und Ihrem Budget treffen.
Datensynchronisation mittels Middleware
Middleware (Übersetzung: Zwischenanwendung) ist eine unsichtbare Verbindung zwischen verschiedenen Anwendungen in Ihrem Unternehmen. Die technische Relevanz einer Middleware-Software besteht darin, einen reibungslosen Austausch und das Synchronisieren von Daten zu gewährleisten, ohne, dass die integrierten Systeme direkt miteinander kommunizieren müssen.
Ein Middleware-Beispiel: Wie Unternehmen Lead-Daten automatisch synchronisieren können
Ein Unternehmen möchte zwischen seinem SAP ERP-System und einem externen CRM-System (z. B. Salesforce oder HubSpot) Kundendaten synchronisieren. Dafür kommt eine Middleware-Software wie snapADDY DataQuality Automation zum Einsatz. Wenn ein neuer Kunde im CRM-System angelegt wird, sorgt die Middleware dafür, dass die entsprechenden Daten auch im SAP-System aktualisiert werden, damit alle Kundendaten konsistent und synchron zwischen den beiden Systemen sind.
Unsere Lösung DataQuality Automation kann Ihnen als Middleware, auch bei einer komplexen System-Landschaft, helfen. Selbst wenn sich Ihre Marketing-Automation, ERP- oder CRM-Systeme ändern: snapADDY DataQuality Automation bleibt als unsichtbare Brücke bestehen und hilft Ihnen bei der Synchronisation und Neueinführung verschiedenster Systeme.
DataQuality Automation aktualisiert und vervollständigt Ihre CRM-Daten automatisch, sodass Sie mit minimalem Aufwand eine präzise und stets aktuelle Datenbasis für Marketing und Vertrieb erhalten. Dies ist durch verschiedene Datenquellen (z.B. E-Mail-Signaturen, Webformulare, Excel-Listen), eine Integration mit Ihrem CRM-System sowie durch die Einrichtung individueller Workflows möglich.
Die Vorteile einer Middleware-Software liegen vor allem darin, dass eine automatisierte und damit effiziente Datensynchronisierung möglich ist. Zudem lassen sich Middleware-Lösungen flexibel an neue Anwendungen und steigende Datenmengen anpassen, sodass Unternehmen mit ihren Anforderungen wachsen können.
Konkret bedeutet das also: Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf aktuelle und konsistente Daten und haben dabei noch Kosten für manuelle Datenpflege und aufwendige Schnittstellenentwicklungen gespart.
API-Integration als Voraussetzung für reibungslose Datensynchronisation
Jede Middleware nutzt APIs (Application Programming Interfaces), um die Funktion als zentrale Brücke zwischen verschiedenen Systemen ausführen zu können. APIs sind Vermittler bzw. Schnittstellen, die es ermöglichen, dass Anwendungen direkt miteinander kommunizieren. Sie definieren, wie Daten angefordert, gesendet und verarbeitet werden, sodass Systeme reibungslos Informationen austauschen können.
Eine Middleware kann also zahlreiche APIs verwalten und so mehrere Systeme gleichzeitig integrieren. Sie sorgt zudem dafür, dass die von den APIs gelieferten Daten in einem einheitlichen Format in die verschiedenen Systeme übermittelt werden.
Kurz gesagt: APIs sind die Bausteine für die Verbindung, während Middleware diese Verbindungen verwaltet, optimiert und orchestriert.
Unser Tipp
Eine Middleware ist besonders dann sinnvoll, wenn manuelle Dateneingaben ineffizient sind, Silos zwischen Abteilungen und Systemen entstehen oder bestehende Integrationen zu komplex und fehleranfällig werden. Sie hilft, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und eine konsistente Datenbasis im Unternehmen zu schaffen.
Typische Anwendungsfälle, für die sich eine Middleware-Lösung lohnt:
- Mehrere Systeme müssen integriert werden
- Daten sollen in Echtzeit synchronisiert werden
- Heterogene IT-Landschaften
- Komplexe Workflows und Automatisierungen
- Skalierung und Wachstum des Unternehmens und der IT-Infrastruktur
- Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
Um die Effizienz und Konsistenz Ihrer Unternehmensdaten zu verbessern, sollten Sie also eine Middleware-Software in Betracht ziehen, die Ihre verschiedenen Systeme – wie CRM, ERP und E-Commerce-Plattformen – miteinander verbindet. So können Sie nicht nur Ihre Datenqualität im CRM steigern, sondern auch Geschäftsprozesse automatisieren und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen optimieren.
Sie sind an einer Middleware-Lösung interessiert?
Dann können Sie hier direkt einen Termin vereinbaren, um mehr über unsere Lösung DataQuality Automation zu erfahren.
Glossar
Datensynchronisation
Der automatisierte Abgleich von Daten zwischen verschiedenen Systemen, um eine einheitliche und aktuelle Datenbasis sicherzustellen.
Middleware
Eine Software, die als Vermittler zwischen verschiedenen Anwendungen oder Systemen dient und den Datenaustausch sowie die Integration erleichtert.
Batch-Synchronisation
Eine Methode der Datensynchronisation, bei der Daten in festgelegten Intervallen gesammelt und in großen Mengen verarbeitet werden, anstatt in Echtzeit.
Peer-to-Peer-Synchronisation
Bezeichnet den direkten Austausch und Abgleich von Daten zwischen mehreren Geräten ohne zentrale Server, wodurch eine dezentrale und effiziente Datenaktualisierung ermöglicht wird.
API
Eine Schnittstelle, die es verschiedenen Softwareanwendungen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten oder Funktionen auszutauschen.
API-Integration
Die Verbindung von Anwendungen über Programmierschnittstellen (APIs), um den automatisierten Datenaustausch zwischen Systemen zu ermöglichen.
Integration
Die Vernetzung verschiedener Softwarelösungen oder Systeme, sodass sie Daten nahtlos austauschen und miteinander interagieren können.
On-Premise
Ist eine IT-Infrastruktur, bei der Software, Daten und Server direkt im eigenen Unternehmen oder Rechenzentrum betrieben und verwaltet werden, anstatt in der Cloud gehostet zu sein.