Overzicht van de functies van snapADDY VisitReport

Naast visitekaartjes kunt u ook codes op toegangsbewijzen, ID-kaarten of badges (afhankelijk van de aanbieder) van beurzen scannen. Tijdens het scanproces wordt de in een database opgeslagen informatie over de beursbezoeker via een API-verzoek opgevraagd en automatisch naar de VisitReport-app overgedragen. Contactgegevens uit QR-codes die zijn opgeslagen in de vorm van een vCard, worden ook zonder problemen herkend.

Zelfs als je niet alle belangrijke contactgegevens op papier bij de hand hebt, kun je met VisitReport al het belangrijke in een handomdraai digitaal vastleggen.

Alles wat je nodig hebt is de voor- en achternaam van de persoon met wie je praat en de bedrijfsnaam, en het algoritme doet de rest. Het onderzoekt het volgende uit verschillende openbare bronnen, bijvoorbeeld:

• centrale e-mail- en postadressen,
• de website van het bedrijf,
• centrale telefoonnummers,
• de bedrijfsnaam,
• en gebruikt bekende bedrijfsgegevensstructuren om een suggestie te berekenen voor het persoonlijke e-mailadres van de contactpersoon.

Na een korte visuele controle kunnen de gegevens met een klik op het contact worden opgeslagen en zoals gebruikelijk binnen enkele seconden naar het CRM worden verzonden, inclusief de leadvragenlijst. Zo kun je de concurrentie, die niet over een intelligente oplossing als VisitReport beschikt, voorblijven als het gaat om beursopvolging.

Ontdek de functie in de video in dit blogartikel.

Heeft uw gesprekspartner geen visitekaartje of badge bij zich? In de snapADDY VisitReport-app kunt u de contactgegevens eenvoudig vanuit LinkedIn overnemen. Zodra het bezoekverslag is ingevuld, worden de gegevens gestructureerd naar uw CRM-systeem of naar uw geautomatiseerde marketing geëxporteerd.

U kent uw gesprekspartner reeds? Dan kunt u de bestaande contactgegevens via onze CRM-integratie direct selecteren. Ondersteunde CRM-systemen: SAP, Salesforce, Dynamics, Hubspot, SugarCRM, Pipedrive.

U kunt contactgegevens snel en makkelijk via Excel importeren – en dat zelfs in de Offline-modus!

Bij het aanmaken van een bezoekverslag kunnen alle relevante contactgegevens ook handmatig worden ingevoerd. Deze worden later in het CRM-systeem overgenomen.

Niet elke vraag is voor elke klant relevant. Daarom is het raadzaam om dynamische elementen te gebruiken die het verloop van de vragenlijst afhankelijk maken van de antwoorden van uw gesprekspartner. Met VisitReport bouwt u uw vragenlijst in de sjabloonconfigurator op volgens het modulaire principe. U kunt daarbij ook kiezen uit flexibele soorten vragen zoals meerlaagse vragen of geneste vragen.

Hebt u al een bestaande vragenlijst? Deze kunt u heel eenvoudig importeren zodat u de vragenlijst niet opnieuw hoeft aan te maken. Wij ondersteunen o.a. de volgende velden:

• Tekstveld
• Tekstblok
• Datum en tijd
• Handtekening
• Nummer

De vragenlijsten kunnen in 21 verschillende talen worden opgesteld:

• Afrikaans
• Chinees (traditioneel)
• Chinees (vereenvoudigd)
• Deens
• Duits
• Engels
• Frans
• Italiaans
• Japans
• Nederlands
• Noors
• Pools
• Portugees
• Russisch
• Zweeds
• Slowaaks
• Spaans
• Tsjechisch
• Turks
• Oekraïens
• Hongaars

Maak een set vragen en groepen die vaak worden gebruikt. U kunt deze vragencatalogus gebruiken om andere vragenlijsten op te bouwen.

Voor elke vraag kunt u een subvraag aanmaken. Als deze meerdere keren wordt gebruikt, kunt u een set aanmaken, die u vervolgens gemakkelijk kunt selecteren en indien nodig gebruiken.

Bij het configureren van de vragenlijst kunt u een digitaal handtekeningveld invoegen, waarmee u het gebruik van de gegevens voor marketing- of reclamedoeleinden, zoals e-mailmarketing, kunt laten bevestigen. Daarmee voldoet u aan alle criteria waaraan u verplicht bent te voldoen in geval van het direct verzamelen conform artikel 13 AVG.

Indien nodig kunt u vragen markeren als verplichte of belangrijke vragen. Zo weten gebruikers dat de vraag sowieso moet worden gesteld of belangrijk is.

Als een vraag als ‘belangrijke vraag’ is gemarkeerd, maar niet is ingevuld, wordt deze aan de gebruiker getoond bij het verlaten van het bezoekverslag. In tegenstelling tot een verplichte vraag, is de export naar het CRM-systeem wel mogelijk wanneer een belangrijke vraag niet is ingevuld.

Maak het uzelf gemakkelijk en gebruik de camera in de app om foto's te maken, die u eventueel in de tweede stap nog kunt aanpassen.

U kunt uw bezoekverslag of vragenlijst aanvullen met schetsen of tekeningen toevoegen op een witte achtergrond.

Met behulp van een mappenstructuur en pictogrammen hebt u altijd een overzicht van alle aanwezige bestanden.

U kunt uw eigen mappen aanmaken en uw bestanden uploaden.

In de app vindt u de volledige lijst van het personeel van uw organisatie dat op de beursstand aanwezig is. Hier kunt u telefonisch of per sms contact opnemen met het personeel op de stand.

Wie is expert op welk gebied? Wie kan buitenlandse bezoekers in een vreemde taal helpen? Op deze en andere vragen krijgt u direct antwoord in de VisitReport-app. U kunt daar namelijk de vaardigheden en kennis van uw medewerkers opslaan.

Verslagen kunnen in het dashboard niet alleen worden ingezien en gecontroleerd, maar indien nodig ook worden gecorrigeerd.

snapADDY VisitReport is gekoppeld aan gangbare CRM-systemen zoals Microsoft Dynamics, Salesforce, SAP Sales Cloud en andere. In geval van individuele instellingen of velden ondersteunen wij u snel en eenvoudig bij de aanpassing aan uw CRM-systeem.

Tevens kunnen alle gegevens als Excel- of pdf-bestand worden geëxporteerd en er kunnen bijvoorbeeld bijlagen of afbeeldingen van de visitekaartjes worden gedownload.

Nog voor de export naar uw CRM-systeem wordt automatisch gecontroleerd of de lead, de contactpersoon of het account al bestaat. Gaten in bestaande gegevenssets worden gedicht en er ontstaan geen dubbele gegevens.

snapADDY VisitReport kan niet alleen aan CRM-systemen worden gekoppeld, maar ook aan geautomatiseerde marketingsystemen. Dat zorgt voor een soepel leadmanagementproces.

Via een webhook of een REST-API kunt u aanvullende gegevens vanuit snapADDY VisitReport naar andere systemen sturen.

Via het VisitReport-dashboard ziet u in real time of u uw doelgroep op de beurs bereikt. Daar zijn standaard een aantal handige analyses in de vorm van diagrammen opgeslagen, die u onder meer informatie geven over de vastgelegde verslagen per gebruiker, dag en tijdstip of over de herkomst van uw bezoekers. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld sterke en zwakke beursdagen identificeren en indien nodig uw middelen bijsturen. Met behulp van de filterfunctie kan de rapportageweergave voor elke gebruiker worden gepersonaliseerd.

E-mailnotificaties verhogen de responstijd na een beursafspraak aanzienlijk. Zo kunt u bijvoorbeeld een collega van de backoffice informeren over het ontstaan van een warme of hete lead, direct aan de slag met de beursopvolging en vervolgmaatregelen plannen. U kunt het ingevulde pdf-verslag ook als herinnering per e-mail naar u toe laten sturen.

U kunt een onbeperkt aantal varianten in verschillende talen aanmaken.

Brochures of documenten, die voor de potentiële klant interessant zijn, kunnen tijdens het gesprek worden geselecteerd en vervolgens met de bedankmail worden verzonden.

Aan de hand van het antwoord van je gesprekspartner worden attachments uit de mediatheek automatisch bij de Bedank-e-mail gevoegd.

Met slechts een paar klikken boekt u de benodigde middelen zoals spreekkamers of apparatuur en voegt u deze toe aan uw bijeenkomsten.

Om je aankomende afspraken te bekijken, hoef je niet langer je Outlook agenda op te roepen. In de app kun je in één oogopslag alle aankomende afspraken zien en direct een bezoekrapport starten op basis van de deelnemersinformatie die in de afspraak is opgeslagen.

Om ervoor te zorgen dat grote bedrijven altijd overzichtelijk in de app kunnen werken, is het mogelijk om gebruikersgroepen en tijdvakken voor het gebruik van de sjablonen te beperken.

Met de functie "Info Centre" kun je de briefing op de beursstand kort houden of helemaal achterwege laten. Sla alle belangrijke informatie over bijvoorbeeld de reis naar de beurs, hotels of belangrijke klanten op een gestructureerde manier op. Deze infopagina's kunnen per taal worden gegroepeerd en op elk moment worden bijgewerkt.

Het standpersoneel heeft direct toegang tot het Info Centre in de app en is dus altijd up-to-date. Uw standpersoneel kan de zoekfunctie gebruiken om specifieke informatie op te zoeken.

Het is het beste wanneer uw huisstijl (corporate identity (CI)) overal op de beurs is terug te zien. Daarom is het niet meer dan logisch dat ook de VisitReport app schittert in uw huisstijl. Het enige dat u hoeft te doen is uw logo of uw woord-/beeldmerk te uploaden en vervolgens uw bedrijfskleuren te selecteren en een letterkleur die daarbij past.

Onze app is beschikbaar in het:

• Duits
• Engels
• Frans
• Spaans
• Italiaans

Uw medewerkers kunnen zich met een eenmalige aanmelding bij snapADDY VisitReport authenticeren. Op die manier kunnen uw beheerders alle toegangen centraal beheren en melden uw medewerkers zich met slechts één wachtwoord bij alle diensten aan. Dit vermindert niet alleen de administratieve rompslomp, maar verbetert ook de gegevensveiligheid in het bedrijf.

De snapADDY VisitReport-app is niet alleen online, maar ook offline volledig te gebruiken.

U kunt kiezen uit verschillende rechten- en rollenconcepten, bijvoorbeeld om de specificaties van de ondernemingsraad te kunnen controleren en om inzage in de gegevens mogelijk te maken.

Het gegevensbeheer en de bedrijfslogica van onze softwareoplossingen worden bij Amazon Web Services (AWS) in Frankfurt am Main, Duitsland gerealiseerd. De verwerking van persoonsgegevens vindt derhalve uitsluitend plaats in de EU dan wel Duitsland en dergelijke gegevens komen nooit buiten de Europese grenzen. We hebben alle contracten die nodig zijn voor de AVG met AWS als onderaannemer gesloten; daarnaast is onze hosting provider ISO gecertificeerd. Meer informatie.

De VisitReport-app kan via uw Mobil Device Management System (MDS, beheersysteem voor mobiele apparaten) worden uitgerold. De app is beschikbaar voor alle gangbare besturingssystemen.

De structurele vereisten van grote organisaties kunnen in snapADDY VisitReport eenvoudig in kaart worden gebracht. Een indeling in verschillende gebieden of organisaties is eenvoudig te realiseren.