Craemer: Procesoptimalisatie en tijdwinst door digitalisering van leadformulieren
De Craemer Groep is een internationaal opererend familiebedrijf met als kernactiviteiten metaalomvorming, kunststofverwerking en het maken van gereedschap. De hoofdvestiging is Craemer GmbH, opgericht in 1912. De groep telt circa 1.000 medewerkers (2021), heeft vier productielocaties in Europa en beschikt over een wereldwijd netwerk van verkoopkantoren en verkooppartners.
Tijdens een interview spraken we met Josefine Frankrone, duale student (Bachelor of Arts, vakgebied Bedrijfskunde) op de hoofdvestiging van de Craemer Groep, over de noodzakelijke digitalisering van leadformulieren.
Gebruik van contactformulieren op 70 beurzen per jaar
Vóór de introductie van snapADDY VisitReport ging het vastleggen van leads maar moeizaam. Op de beursstand nam het beursteam visitekaartjes in ontvangst en vulde het team contactformulieren met de hand in. Na afloop van de beurs werd de verzamelde informatie overgedragen aan het marketingteam, dat de informatie vervolgens ook handmatig in het CRM-systeem van Microsoft Dynamics inbracht. Om ervoor te zorgen dat er geen dubbele gegevens zouden voorkomen, controleerden de medewerkers op het moment van handmatige invoer ook of de betreffende lead, de contactpersoon of het account al bestond. Deze controle op dubbele gegevens vormde echter vaak een uitdaging, aangezien informatie zoals de bedrijfsnaam op het contactformulier vaak anders was dan in de corresponderende gegevensset in het CRM-systeem. Daar kwam nog eens bij dat het vastleggen van buitenlandse adressen vaak lastig was aangezien de formulering van adressen in veel gevallen niet duidelijk was. Doordat het zo extreem veel werk was om de gegevens te verwerken, raakte de capaciteit van de medewerkers op en werden hun eigen taken verwaarloosd. Nog een nadeel van het papieren contactformulier: Op beurzen ging vaak een ingevuld formulier verloren, waardoor het moeilijk of zelfs onmogelijk was om de gesprekken op te volgen.
Het handmatig vastleggen en nabewerken van zo'n 2.000 leads op 70 beurzen per jaar was voor de verantwoordelijken bij Craemer aanleiding om een heroverweging te maken en de beursactiviteiten te digitaliseren. De lead-app snapADDY VisitReport werd gekozen voor een proefproject.
Geleidelijke invoering van snapADDY VisitReport aan de hand van een proefproject
Voor het proefproject met snapADDY VisitReport testte een medewerker van Craemer de lead-app eerst op een beurs. Daarvoor werd de vragenlijst 1:1 in de app overgenomen. Gedurende de beurs kon de medewerker naar wens vragen toevoegen of verwijderen en de opbouw aanpassen.
Vervolgens werd aan andere verkoopmedewerkers in het bedrijf gevraagd om de app uit te proberen. Het positieve neveneffect: de andere collega's op de beursstand maakten kennis met snapADDY VisitReport en wilden graag zelf met de app aan de slag gaan. Deze dynamiek en dit initiatief leidden tot een zeer hoge acceptatie van de app.
Na de succesvolle testfase is snapADDY VisitReport uiteindelijk volledig geïmplementeerd. Om de lead-app optimaal te kunnen gebruiken, bood snapADDY een passende training aan, waardoor alle teamleden van Craemer over de streep werden getrokken.
We waren van het begin af aan zeer tevreden over het advies en de ondersteuning van snapADDY!
Voordelen van de lead-app snapADDY VisitReport
Procesoptimalisatie
Met snapADDY VisitReport kon een slimmer en sneller leadmanagementproces worden gerealiseerd. Het personeel bij de beursstand gebruikt de app om visitekaartjes te scannen en digitale beursverslagen in te vullen. Na de beursdag worden alle geregistreerde contactgegevens en verslagen verzameld en naar het CRM-systeem geëxporteerd. Dit voorkomt vertraging in de nabewerking, aangezien de leads al tijdens en niet meer na de beurs in het CRM-systeem worden opgenomen.
snapADDY VisitReport kan ook eenvoudig verschillende vragenlijsten voor meerdere klantgroepen met verschillende verkoopprocessen in kaart brengen en op die manier de verkoopafhandeling makkelijker maken. Dat is een belangrijk criterium voor Craemer, aangezien zowel industriële bedrijven als gemeenten die via aanbestedingen offertes ophalen, tot de klantenkring behoren.
Tijd- en kostenbesparing
Aangezien het niet meer nodig is om contactgegevens en informatie handmatig in het CRM-systeem in te brengen, kan het marketingteam zich concentreren op de werkzaamheden die ze eigenlijk moeten doen. Nog een reden om te investeren in snapADDY VisitReport, wat ondanks de licentiekosten de moeite waard is.
snapADDY VisitReport heeft als groot voordeel dat we de contacten veel sneller in het CRM-systeem krijgen in vergelijking met het vorige proces voor het vastleggen van leads. Dit bespaart ons veel tijd en het marketingteam kan zich weer op de eigen werkzaamheden concentreren. Vervolgens kunnen de verkoopmedewerkers veel sneller leads bewerken of contact opnemen met de klant.
Josefine Frankrone, Duale student (Bachelor of Arts), Craemer GmbH
Gegevenskwaliteit in het CRM-systeem
Met snapADDY VisitReport worden niet alleen de beursactiviteiten gedigitaliseerd, maar wordt ook een zeer goede kwaliteit van de CRM-gegevens bereikt. Dankzij het automatisch vastleggen van leads en beursverslagen gaan er geen gegevens meer verloren en dankzij geïntegreerde controles op dubbele gegevens worden er geen dubbele gegevenssets aangemaakt.
De automatische controle op dubbele gegevens is een echte meerwaarde van snapADDY VisitReport. We hebben de gegevenskwaliteit in ons CRM-systeem aanzienlijk kunnen verbeteren!
We zijn er trots op dat we Craemer GmbH hebben kunnen ondersteunen bij het digitaliseren van hun contactformulieren en kijken uit naar de verdere samenwerking!