Wipotec: Het leadmanagementproces op beurzen optimaliseren met een intuïtieve app
Wipotec GmbH is een wereldwijd toonaangevende leverancier van intelligente weeg- en inspectietechnologie. Het internationaal opererende bedrijf met meer dan 800 medewerkers op de locatie in Kaiserslautern en in totaal meer dan 1.200 medewerkers, hecht veel waarde aan een uitstekende productkwaliteit en schrijft daarom 'Made in Germany' met een hoofdletter.
Tijdens het interview spraken we met Oliver Holzwarth, Marketing Manager en Sabine Lindner, CRM-specialist, over de optimalisatie en digitalisering van hun bestaande leadmanagementproces op beurzen.
Het vastleggen van leads met pen en papier
Vóór de introductie van snapADDY VisitReport gebeurde het vastleggen en nabewerken van beursleads bij Wipotec op traditionele wijze: bij de beursstand werden leadformulieren met de hand ingevuld, ingescand en doorgestuurd naar collega's op kantoor. De vastgelegde contactgegevens en informatie werden vervolgens ingevoerd in een centraal opgeslagen excel-lijst. De verkoopafdeling moest hun leads handmatig ophalen, ze overdragen naar het CRM-systeem van Salesforce en ze verwerken. Met 50 beurzen en 3.000 leads per jaar was dit proces zeer moeizaam en omslachtig en het vereiste vaak vervolgacties als de verkoopafdeling de nabewerking niet zelfstandig en snel genoeg overnam.
Sabine Lindner en Oliver Holzwarth hadden zich tot doel gesteld om het leadmanagementproces aan het begin van FACHPACK te hebben gedigitaliseerd om op die manier een efficiëntere workflow te creëren. Het was logisch om het bestaande CRM-systeem aan te passen en het leadmasker direct bij de beursstand in te vullen. Als alternatief overwogen ze ook om een app voor het vastleggen van leads te introduceren. Nadat er verschillende aanbieders waren geëvalueerd, viel de keuze al snel op de intuïtieve beurslead-app snapADDY VisitReport.
Ik was al meteen vanaf de testfase erg enthousiast. snapADDY VisitReport las echt elk visitekaartje, het werkte zelfs perfect met Chinese, Indiase en Arabische visitekaartjes.
Sabine Lindner, CRM-Specialist, Wipotec GmbH
Voor mij was het cruciaal dat de app eenvoudig is in gebruik. Het proces voor het vastleggen van leads is heel simpel en spreekt voor zich. Zelfs ik kan de gebruikers dat leren. En dat is een maatstaf.
Oliver Holzwarth, Marketing Manager, Wipotec GmbH
Digitaal leadmanagementproces sinds FACHPACK 2021
Tijdens de implementatiefase is snapADDY VisitReport gekoppeld aan het bestaande CRM van Salesforce. Er is rekening gehouden met de wensen en behoeften van Wipotec om een optimaal op maat gemaakt leadmanagementproces te creëren.
De samenwerking was en is betrouwbaar, snel, vriendelijk en inhoudelijk top!
Sabine Lindner, CRM-Specialist
Na een snelle en efficiënte introductie- en onboardingfase werd de beurslead-app voor het eerst gebruikt op de 24.000 deelnemers tellende Europese vakbeurs voor verpakking, technologie en processen. Sindsdien is er eindelijk een eind gekomen aan het handmatig vastleggen van leads: Beurscontacten worden heel eenvoudig in de app op de smartphone vastgelegd en verder verwerkt. Het beurspersoneel beoordeelt meteen op locatie of het om een echte lead gaat en of deze moet worden opgevolgd. De antwoorden op deze vragen bepalen het verdere verloop van de vragenlijst. Voor de opvolging kan de gebruiker de lead ofwel aan zichzelf of aan de juiste accountmanager toewijzen. Als er geen specifieke persoon wordt geselecteerd, wordt dat door de automatisering in Salesforce overgenomen.
snapADDY VisitReport is snel en werkt feilloos. Bij grote beurzen duurde het enkele weken om ongeveer 800 handmatig vastgelegde leads te verwerken. Met de app worden leads binnen enkele seconden vastgelegd. We konden de verwerkingstijd zelfs terugbrengen tot minder dan drie dagen dan wel enkele uren, aangezien veel collega's direct op de beursstand met de nabewerking beginnen. Dat is echt geweldig!
Oliver Holzwarth, Marketing Manager
Bij Wipotec maakt snapADDY deel uit van de dagelijkse beursbriefing: Alle vastgelegde leads en bezoekverslagen kunnen real-time worden geëvalueerd op het dashboard. Vervolgens beoordelen de medewerkers de kwaliteit van de gesprekken met persoonlijke feedback. Op die manier houden alle collega's te allen tijde het succes van de beurs in de gaten.
Alternatieven voor het scannen van badges: Contactgegevens uit LinkedIn overnemen
Het verzoek om niet alleen visitekaartjes, maar ook badges te lezen, kwam uit Amerika. Aangezien databases van beurzen echter vaak onvolledige, onjuiste of irrelevante informatie bevatten, kunnen gebruikers van snapADDY VisitReport vanaf nu ook contactgegevens rechtstreeks uit LinkedIn overnemen. Vervolgens kan alle andere belangrijke informatie worden opgevraagd.
Een blik in de toekomst met snapADDY VisitReport
snapADDY VisitReport heeft inmiddels al een paar fans gewonnen bij Wipotec. Enkele medewerkers hebben al de wens uitgesproken om de tool niet alleen op beurzen, maar ook in de buitendienst te gebruiken. Het zou toch handig zijn als buitendienstmedewerkers op de parkeerplaats via de snapADDY-app nog steeds toegang hebben tot de CRM-bestandsgegevens en direct follow-ups kunnen initiëren nog voordat ze weer op kantoor zijn...
Als wensen en andere ideeën rechtstreeks van de gebruikers komen, spreekt dat voor de acceptatie van snapADDY en Salesforce!
Sabine Lindner, CRM-Specialist
We zijn er trots op dat we Wipotec GmbH met snapADDY VisitReport hebben kunnen ondersteunen bij het digitaliseren van hun beursactiviteiten en kijken uit naar verdere gezamenlijke projecten!