SCHUNK: Digitaal leadmanagement als onderdeel van de digitale strategie van een wereldwijd toonaangevende technologieleverancier

Digitaal leadmanagement: Change Management at its best

Oliver Herbrik en Benedikt Janßen waren het met elkaar eens: De overstap van analoog naar digitaal leadmanagement kan alleen slagen als het project interdisciplinair wordt opgezet. Daarom werden vertegenwoordigers uit alle relevante afdelingen aangesteld in het team en met een groots opgezette workshop omtrent de vereisten werd het startschot gegeven. De leden van dit team belichtten de meest uiteenlopende behoeften en verwachtingen ten aanzien van de nieuwe workflow en schiepen als doorgeefluik en ambassadeurs de basis voor een probleemloze invoering.
Het resultaat mag er wezen; slechts vier maanden later was de invoering een feit. De volgende stap was de praktische test tijdens de automatica in München, de toonaangevende beurs voor slimme automatisering en robotica met 28.000 bezoekers.

snapADDY VisitReport in de praktijk getest tijdens de automatica

Met het juiste change-proces en mensen die vanuit hun overtuiging de vooruitgang bevorderen, realiseerde SCHUNK niet alleen een snelle aansluiting, maar ook een breed draagvlak voor het gebruik van de app. snapADDY VisitReport ging in première tijdens de automatica in München en was meteen een groot succes. Naast digitale scholingen vooraf werd er op de dag voor de beurs ter afsluiting een laatste training ter plaatse gegeven. De specifieke voorbereiding en de intuïtieve bediening van de app stelden de medewerkers die de beursstand bemanden in staat snel en autonoom te reageren. Ook de bezoekers van de stand reageerden van meet af aan zeer positief.
Een interne enquête onder de standbemanning leverde uiteindelijk een tevredenheidsscore van 4,49 van 5 sterren op.

Tijdens de automatica werden voor het eerst ongeveer 2200 leads geregistreerd met digitale ondersteuning.
Benedikt Janßen benadrukt: “Als het om meer dan 2000 leads gaat, is goede kwaliteit een vereiste. Digitaal leadmanagement met snapADDY heeft er essentieel aan bijgedragen dat de automatica een daverend succes was!” De op de beurs aanwezige adviseurs konden zich beter focussen op de gesprekken en het adviseren van klanten. Het opslaan van contacten was een bijzaak. Een groot pluspunt vanuit technisch oogpunt is de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen aan het gespreksverslag - digitaal uiteraard, in de vorm van foto´s of tekeningen in de app. Via de interface met het eigen CRM-systeem kunnen gesprekken met nieuwe contacten bovendien meteen worden toegewezen aan een account en bekende contactpersonen worden geselecteerd in de bestaande gegevens. “De koppeling met de SAP Sales Cloud was een belangrijk argument om te kiezen voor snapADDY, want we moeten weten welke klant voor ons staat”, licht Oliver Herbrik toe.
Met behulp van de digitale, dynamische vragenlijst kunnen wij voortaan gerichter vragen stellen dan voorheen met de statische, analoge vragenlijst. Het beursteam verzamelt op deze manier meer en betere informatie over prospecten en klanten.

In zijn hoedanigheid van standleider was Benedikt Janßen vooral enthousiast over de live-evaluatie van beursactiviteiten, bijv. met rapporten over bepaalde tijdstippen. Op basis van deze informatie konden de volgende beursdagen worden geoptimaliseerd. Bovendien kan de informatie later worden gebruikt om het succes van de beurs te beoordelen: “Dat de leadcijfers meteen beschikbaar waren, was geweldig.”

Kwalitatief hoogwaardige data dankzij volledigheid en juistheid

Als de contactgegevens eenmaal geregistreerd zijn, zijn ze na de export naar het CRM meteen beschikbaar in de app. Ook aansluitende processen, zoals het versturen van catalogi of digitale info, kunnen bij SCHUNK nu geautomatiseerd worden uitgevoerd.
Bij omvangrijke vervolgactiviteiten kan de binnen- en buitendienst de gegenereerde leadformulieren vanaf nu in real time nabewerken. De verzamelde contactgegevens zijn dankzij VisitReport volledig, het scannen van visitekaartjes verloopt nagenoeg foutloos en zorgt ervoor dat alle relevante onderdelen en verplicht velden worden ingevuld. Voorheen moest menig administratief medewerker nog gissen, maar nu zijn onleesbare notities, vervuilde of kwijtgeraakte beursverslagen voorgoed verleden tijd. Benedikt Janßen bevestigt dat: “In het verleden moesten we helaas concluderen dat het scannen van visitekaartjes blijkbaar een grote uitdaging is. snapADDY heeft dit prima opgelost - ook internationaal.”
SCHUNK heeft dan ook dubbel profijt: de gegevens zijn direct beschikbaar en kunnen ook direct worden gebruikt. Het resultaat mag er wezen; de nabewerking, die voorheen 10 minuten vergde, kost nu slechts 2 minuten.

De volgende mijlpaal bij SCHUNK?

De eerste steen voor duurzame digitale procesdigitalisering op het gebied van digitaal leadmanagement tijdens beurzen is gelegd. Maar wat ook vast staat: Na de invoering is voor de invoering. Projectmanager Oliver Herbrik beaamt dat: “Natuurlijk gaan we nu door hiermee en plannen we een geleidelijke rollout in onze verkoopvestigingen in heel Europa.” Momenteel focust SCHUNK zich op beurzen, maar op de middellange termijn zal ook de toepassing binnen de buitendienst worden opgepakt.
Benedikt Janßen en Oliver Herbrik zijn het met elkaar eens: “Allen die betrokken waren bij de implementatie van snapADDY en de daaropvolgende begeleiding van klanten waren uitermate behulpzame en oplossingsgericht. De samenwerking met jullie bevalt prima en wij sluiten toekomstige projecten dan ook niet uit.”