Sjabloon voor bezoekverslagen op beurzen en in de buitendienst

Een bezoekverslag, wat is dat?

Voor veel verkoopmedewerkers zijn bezoekverslagen het middel bij uitstek om klantgegevens onderweg te registreren en te evalueren. Om die reden komen dergelijke verslagen uitermate goed van pas in de buitendienst en op beurzen. Het basisprincipe is heel eenvoudig: U bedenkt vooraf welke informatie u van prospecten nodig heeft voor uw verkoopproces en vervolgens stelt u een individuele vragenlijst op. Een volledige registratie is essentieel voor de latere nabewerking en evaluatie.

Op basis van de vragenlijst die u heeft opgesteld wordt tijdens het gesprek alle informatie verzameld en voorzien van een visitekaartje. Na de beurs of de buitendienst worden de ingevulde bezoekverslagen gebruikt om opnieuw contact op te nemen met prospects. Vaak wordt bij deze stap een CRM-systeem gebruikt waarin de gegevens uit de bezoekverslagen worden opgeslagen. In dit verband is het belangrijk dat de verkoopmedewerker het bezoekverslag tijdens het gesprek of direct erna invult. Anders zorgen de sfeer op een beurs en de talloze gesprekken ervoor dat belangrijke informatie slechts enkele dagen na de beurs alweer vergeten is.

Waarom een sjabloon gebruiken voor uw bezoekverslagen?

Dat een sjabloon voordelen biedt, ligt voor de hand. Maar toch zie je op beurzen en bij klantbezoeken vaak verkoopvertegenwoordigers die antwoorden op een briefje noteren of alleen maar visitekaartjes verzamelen, zonder aanvullende informatie te noteren. Met een individueel op uw behoeften afgestemde vragenlijst kunt u gesprekken met klanten gestructureerd vastleggen en naar alle belangrijke gegevens vragen en zo uw verkoopkansen optimaal benutten. Aan de hand van de vragen en antwoorden in het bezoekverslag kunt u vervolgens bij de nabewerking de prospects indelen in verschillende groepen en tijdens het verkoopgesprek hierop inspelen. Bovendien zet het bezoekverslag de koers uit voor de samenwerking op de langere termijn. Door essentiële indicatoren en gesprekken te documenteren - in eerste instantie op papier en na de beurs direct in het CRM-systeem - is ook op een veel later tijdstip via het CRM te achterhalen met welke problemen de betreffende klant kampt, welke eisen hij stelt en of hij eventueel specifieke wensen heeft. Dankzij deze informatie kan de verkoopmedewerker altijd zien hoe die de klant heeft overtuigd en wanneer hij moet reageren op eventuele problemen.

Welk verschil maakt een goed sjabloon?

Bepalend voor een nuttig sjabloon zijn de vragen resp. de gegevens waarnaar gericht wordt gevraagd. Dit verschilt aanzienlijk per bedrijfstak. Algemeen kan worden gesteld dat verkoopmedewerkers via het bezoekverslag belangrijke informatie verzamelen over de onderneming en de contactpersoon. De stamgegevens, de grootte van de onderneming en het interesse in het product staan daarbij op de eerste plaats.

Door bezoekverslagen consequent te evalueren, kunnen op basis van de geregistreerde gegevens naderhand zelfs nog strategische beslissingen worden genomen, die bijvoorbeeld voortvloeien uit het antwoord dat de klant geeft op de vraag naar de grootte van de onderneming. Als er bijvoorbeeld beduidend minder contracten tot stand komen met grote ondernemingen, is er wellicht sprake van zwakke plekken in het verkoopproces. Een bezoekverslag kan dus altijd worden gebruikt als uitgangspunt voor het analyseren van buitendienstactiviteiten of beursbezoeken.