Modello per report di visita alle fiere e alle vendite esterne
La registrazione e la manutenzione dei dati di contatto nel sistema CRM sono aspetti molto comuni in un ufficio, ma la registrazione dei contatti dei clienti potenziali è fondamentale per il successo delle vendite esterne. In questa guida, vogliamo fornirti uno strumento importante: il modello per i report di visita.
Report di visita: registrazione della riunione
Grazie alle possibilità offerte da Internet e dai moderni mezzi di comunicazione, le vendite avvengono sempre più spesso senza la necessità di un incontro diretto. Tuttavia, le fiere e le vendite esterne, in cui si investono tempo e denaro, sono ancora pilastri importanti di un'azienda. Ecco perché la corretta registrazione delle riunioni è la base per un maggior successo nelle vendite. Ma come si fa a memorizzare e tenere traccia degli incontri rilevanti con clienti e prospect per la post-elaborazione delle fiere? È proprio a questo che servono i report di visita, il cui scopo e la cui struttura sono illustrati in questa guida. Alla fine di questo articolo abbiamo fornito un modello da scaricare gratuitamente e da utilizzare.
Ma cosa sono i report di visita?
Per molti operatori di marketing, i report sulle visite sono IL mezzo per registrare e valutare le informazioni sui clienti ovunque essi si trovino. Sono quindi particolarmente importanti per le vendite esterne e le fiere. L'idea di base è semplice: si pensa in anticipo alle informazioni di cui si ha bisogno dal potenziale cliente, e si crea un questionario personalizzato. Per il follow up e la valutazione successiva, la raccolta completa di queste informazioni è essenziale.
Sulla base del questionario creato, durante l'incontro vengono raccolte tutte le informazioni e viene fornito un biglietto da visita. Dopo la fiera o la visita commerciale, i report di visita completati vengono utilizzati per ricontattare i potenziali clienti. Spesso, in questa fase, si usa un sistema CRM nel quale viene inserito il contenuto del report. È importante che il rappresentante di vendita compili il report di visita durante, o subito dopo l'incontro. Altrimenti, a causa del contesto fieristico e dei numerosi incontri, alcune informazioni importanti potrebbero essere dimenticate.
Perché usare i report di visita?
Il vantaggio di avere un modello per i report di visita è evidente, eppure alle fiere e alle visite commerciali si vedono ancora rappresentanti di vendita che scrivono i loro risultati su carta o raccolgono semplicemente i biglietti da visita senza annotare altre informazioni. Con un questionario personalizzato in base alle tue esigenze, puoi registrare gli incontri con i clienti in modo strutturato, e acquisire tutte le informazioni rilevanti per sfruttare al meglio le opportunità commerciali. In base alle domande e alle risposte del report di visita, durante il follow up, potrai valutare i tuoi potenziali clienti. Inoltre, il report di visita traccia la strada per una cooperazione a lungo termine. Documentando le cifre chiave essenziali e le note di riunione (prima su carta e poi direttamente nel sistema CRM dopo la fiera) è anche possibile vedere successivamente nel CRM quali problemi, esigenze e possibili desideri ha il rispettivo cliente. Queste informazioni consentono al personale di vendita di ricordare, in qualsiasi momento, come è stato convinto il cliente e di vedere quando reagire a eventuali problemi.
Cosa rende un modello di report efficiente?
Le domande specifiche o le informazioni richieste sono decisive per l'utilità del modello. Esistono differenze significative a seconda del settore commerciale. In sostanza, si può dire che il personale di vendita raccoglie dati importanti sull'azienda e sul referente attraverso il report di visita. Innanzitutto, i dati anagrafici, le dimensioni dell'azienda e l'interesse del cliente per il prodotto.
Grazie a una valutazione coerente dei report di visita, è possibile prendere decisioni strategiche a posteriori con le informazioni raccolte, ad esempio in base al riscontro dei clienti sulle dimensioni dell'azienda. Se, ad esempio, i tassi di chiusura fossero significativamente più bassi nelle aziende più grandi, si potrebbe concludere che i punti deboli del processo aziendale sono stati individuati. Pertanto, un report di visita può essere utilizzato come punto di partenza per un'analisi delle visite commerciali o delle fiere.
Uso corretto del modello per report di visita
Compilare da soli i report di visita può richiedere molto tempo. Quindi, non esitare a usare il nostro modello e a adattarlo alle tue esigenze.
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