Modèles de rapports de visite pour les salons et pour les services sur le terrain

Le rapport de visite, qu'est-ce que c'est ?

Pour de nombreux commerciaux, les rapports de visite sont LE moyen de capturer et d'évaluer les informations sur les clients lors de leurs voyages. Pour cette raison, les rapports sont particulièrement importants pour le travail sur le terrain et sur les salons. L'idée principale est simple : vous réfléchissez à l'avance aux informations dont vous avez besoin de la part de votre prospect pour votre processus commercial et vous créez un questionnaire personnalisé. Il est essentiel de recueillir toutes ces informations pour le suivi et l'évaluation ultérieurs.

Sur la base du questionnaire que vous avez créé, toutes les informations sont rassemblées lors de la réunion et complétées par une carte de visite. Après le salon ou la visite sur le terrain, les rapports de visite remplis sont ensuite utilisés pour reprendre contact avec les prospects. Souvent, un système CRM est utilisé à cette étape et est rempli avec le contenu du rapport de visite. Il est important que le commercial remplisse le rapport de visite directement pendant ou après la réunion. Si les informations importantes ne sont pas consignées dans le rapport, elles seront oubliées quelques jours après le salon, en raison de tous les échanges et de l'atmosphère qui y règne.

Pourquoi utiliser un modèle pour vos rapports de visite ?

L'avantage d'un modèle est évident (et cependant, on voit sur les salons et sur le terrain des commerciaux qui notent leurs résultats sur un papier ou qui se contentent de collecter des cartes de visite sans prendre note d'autres informations). Un questionnaire personnalisé vous permet de structurer vos réunions avec les clients et de recueillir toutes les informations importantes afin d'exploiter au mieux vos opportunités commerciales. Sur la base des questions et des réponses du rapport de visite, vous pouvez ensuite classer vos prospects en différents groupes, qui seront alors adressés en conséquence lors de la réunion commerciale. De plus, le rapport de visite pose les bases d'une collaboration à long terme. En documentant les chiffres clés et les notes de la réunion (d'abord sur papier, puis directement dans le système CRM après le salon) il est possible de voir, même beaucoup plus tard dans le CRM, quels sont les problèmes, les exigences et les souhaits éventuels de chaque client. Grâce à ces informations, le commercial sait à tout moment comment il a convaincu le client et quand il doit réagir à d'éventuels problèmes.

Quelles sont les caractéristiques d'un bon modèle ?

Les questions ou les informations qui sont demandées de manière ciblée sont déterminantes pour un bon modèle. Il existe de grandes différences entre les secteurs. En général, on peut dire que les commerciaux collectent des données importantes sur l'entreprise et l'interlocuteur par le biais du rapport de visite. En premier lieu, les données de base, la taille de l'entreprise et l'intérêt pour le produit.

Grâce à une analyse approfondie des rapports de visite, les informations recueillies permettent même de prendre des décisions stratégiques a posteriori, en fonction des réponses des clients concernant la taille de l'entreprise, par exemple. Ainsi, si les taux de conclusion sont nettement inférieurs dans les grandes entreprises, on pourrait en déduire des faiblesses dans le processus commercial. Un rapport de visite peut donc toujours servir de point de départ à une analyse des interventions sur le terrain ou des visites de salons.