Plantillas de informes de visita para ferias y visitas comerciales
Para tener éxito en las ventas es elemental registrar la comunicación con los clientes y prospectos en el sistema CRM, no sólo una vez llegue a la oficina sino directo durante las visitas comerciales. Por tal motivo, nos gustaría presentarle una gran herramienta que le ayudará a conseguir este propósito: la plantilla de informes de visita.
Informes de visita: Registro de la comunicación
Cada vez más, las ventas se realizan sin necesidad de una reunión presencial gracias a las posibilidades de Internet y de los medios de comunicación modernos. No obstante, las ferias y las ventas externas siguen siendo pilares importantes de una empresa en los que se invierte tiempo y dinero. Por ello, el registro correcto de las reuniones es la base para un mayor éxito de las ventas. Pero, ¿cómo se almacenan y se hace un seguimiento de las reuniones relevantes con los clientes y los prospectos para poder actuar más adelante? Precisamente para eso se utilizan los informes de visita, cuya finalidad y estructura la explicamos en esta guía. Al final de este artículo hemos proporcionado una plantilla para que la descargue gratuitamente y la pueda utilizar.
Pero, ¿qué son los informes de visita?
Para muchos vendedores, los informes de visita son EL medio para registrar y evaluar la información de los clientes desde donde sea. Por ello, dichos informes son particularmente importantes para el trabajo visitas comerciales y en las ferias. La idea básica es sencilla: se plantea con antelación qué información necesita de su cliente potencial para su proceso comercial y crea un cuestionario personalizado. Para el seguimiento y la evaluación más adelante, es esencial la recopilación completa de esta información.
Basándose en el cuestionario creado, se recopila toda la información durante la reunión y se le proporciona una tarjeta de visita. Después de la feria o de la visita comercial, los informes de visita completados se utilizan para volver a ponerse en contacto con los clientes potenciales. A menudo se utiliza un sistema CRM en este paso, en el que se introduce el contenido del informe de visita. Es importante que el representante comercial complete el informe de la visita directamente durante la reunión o después. De otro modo, por el entorno de una feria y las numerosas conversaciones, se puede olvidar alguna información importante unos días después de la feria.
¿Por qué usar los informes de visita?
La ventaja de tener una plantilla de informe de visita es obvia y, sin embargo, en las ferias y en las visitas comerciales, se siguen viendo representantes comerciales anotando sus resultados en un papel o simplemente recogiendo tarjetas de visita sin anotar ninguna otra información. Con un cuestionario personalizado adaptado a sus necesidades, podrá registrar sus reuniones con clientes de forma estructurada y solicitar toda la información importante para poder aprovechar al máximo su oportunidad comercial. Basándose en las preguntas y respuestas del informe de visita, podrá clasificar a sus clientes potenciales en diferentes grupos durante el seguimiento, los cuales se tratarán en consecuencia en la reunión comercial. Además, el informe de visita establece el rumbo de una cooperación a largo plazo. Al documentar las cifras clave esenciales y las notas de las reuniones (primero en papel y luego directamente en el sistema CRM después de la feria) también es posible ver posteriormente en el CRM qué problemas, requisitos y posibles deseos tiene el cliente correspondiente. Esta información permite al personal de ventas ver en todo momento cómo han convencido al cliente y cuándo deben reaccionar ante posibles problemas.
¿Qué hace que una plantilla sea buena?
Las preguntas o la información que se plantean concretamente son decisivas para que la plantilla sea útil. Existen diferencias significativas según el sector. Básicamente, se puede decir que el personal de ventas recopila datos importantes sobre la empresa y la persona de contacto a través del informe de visita. Lo primero y más importante son los datos maestros, el tamaño de la empresa y el interés del producto.
Mediante una evaluación consecuente de los informes de visita, se pueden incluso tomar decisiones estratégicas a posteriori con la información recogida, por ejemplo, basándose en las respuestas de los clientes sobre el tamaño de la empresa. Si, por ejemplo, las tasas de cierre son significativamente más bajas en las empresas más grandes, se podrían concluir puntos débiles en el proceso comercial. Por lo tanto, un informe de visita puede utilizarse como punto de partida para un análisis de la visitas comerciales o de las ferias.
Utilizar correctamente las plantillas de informes de visita
Elaborar por sí mismo los informes de visita puede llevar mucho tiempo. Por ello, no dude en utilizar nuestra plantilla y adaptarla según sus necesidades.
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