Wipotec: Mit einer intuitiven App den Leadmanagement-Prozess auf Messen optimieren
Die Wipotec GmbH ist ein weltweit führender Anbieter von intelligenter Wäge- und Inspektionstechnologie. Das international agierende Unternehmen mit über 800 Mitarbeitern am Standort Kaiserslautern und insgesamt über 1.200 Mitarbeitern legt viel Wert auf ausgezeichnete Produktqualität und schreibt daher "Made in Germany" ganz groß.
Im Interview haben wir mit Oliver Holzwarth, Head of Marketing, und Sabine Lindner, CRM Specialist, über die Optimierung und Digitalisierung ihres bestehenden Leadmanagement-Prozesses auf Messen gesprochen.
Leaderfassung mit Zettel und Stift
Vor der Einführung von snapADDY VisitReport war das Erfassen und Nachbearbeiten von Messeleads bei Wipotec noch traditionell gestrickt: Leadbögen wurden am Messestand händisch ausgefüllt, eingescannt und an Kollegen im Büro weitergeleitet. Im Anschluss wurden die erfassten Kontaktdaten und Informationen in einer zentral abgelegten Excel-Liste eingetragen. Die Vertriebsabteilung musste ihre Leads manuell abholen, diese in das Salesforce-CRM übertragen und bearbeiten. Dieser Prozess war bei jährlich 50 Messen und 3.000 Leads sehr mühselig und umständlich sowie erforderte häufig Nachfassaktionen, wenn die Nachbearbeitung vom Vertrieb nicht eigenständig und zügig übernommen wurde.
Sabine Lindner und Oliver Holzwarth hatten sich das Ziel gesetzt, bis zur FACHPACK 2021 den Leadmanagement-Prozess zu digitalisieren und damit einen effizienteren Workflow zu schaffen. Dabei lag es nahe, das bestehende CRM-System anzupassen und die Leadmaske direkt am Messestand auszufüllen. Alternativ zogen sie aber auch die Einführung einer Leaderfassungs-App in Betracht. Nach einem Evaluierungsprozess von mehreren Anbietern fiel die Wahl schnell auf die intuitive Messelead-App snapADDY VisitReport.
„Ich war schon von der Testphase hellauf begeistert. snapADDY VisitReport hat wirklich jede Visitenkarte ausgelesen, selbst mit chinesischen, indischen und arabischen Visitenkarten hat es einwandfrei funktioniert.“
Sabine Lindner, CRM Specialist, Wipotec GmbH
„Für mich war entscheidend, dass die App einfach zu bedienen ist, der Leaderfassungsprozess ist sehr simpel und selbsterklärend. Das kann sogar ich den Usern beibringen. Und das ist ein Benchmark.“
Oliver Holzwarth, Head of Marketing, Wipotec GmbH
Digitaler Leadmanagement-Prozess seit der FACHPACK 2021
Während der Implementierungsphase wurde snapADDY VisitReport an das bestehende CRM-Salesforce angebunden. Hierbei wurden die Wünsche und Bedürfnisse von Wipotec berücksichtigt, um einen optimal zugeschnittenen Leadmanagement-Prozess zu schaffen.
„Die Zusammenarbeit war und ist zuverlässig, schnell, freundlich und inhaltlich klasse!“
Sabine Lindner, CRM Specialist
Nach einer schnellen und effizienten Einführung- und Onboarding-Phase kam die Messelead-App auf der europäischen Fachmesse für Verpackung, Technik und Prozesse mit 24.000 Teilnehmern erstmalig zum Einsatz. Die Zeit der manuellen Leaderfassung ist seitdem endlich vorbei: Messekontakte werden ganz einfach in der App auf dem Smartphone erfasst und weiterverarbeitet. Das Messepersonal schätzt dabei direkt vor Ort ein, ob es sich um ein echtes Lead handelt und dieses nachverfolgt werden sollte. Die Beantwortung dieser Fragen entscheidet über den weiteren Verlauf des Fragebogens. Für die Nachverfolgung kann sich der User das Leads entweder selbst oder dem entsprechenden Kundenbetreuer zuweisen. Wird keine bestimmte Person ausgewählt, übernimmt dies die Automatisierung in Salesforce.
„snapADDY VisitReport ist schnell und funktioniert einwandfrei. Bei großen Messen dauerte die Bearbeitungszeit von um die 800 händisch erfassten Leads mehrere Wochen. Mit der App werden Leads innerhalb von Sekunden erfasst, die Bearbeitungszeit konnten wir sogar auf unter drei Tage bzw. wenige Stunden reduzieren, da viele Kolleginnen und Kollegen schon direkt am Messestand mit der Nachbearbeitung starten. Das ist total klasse!“
Oliver Holzwarth, Head of Marketing
snapADDY gehört bei der Wipotec zum täglichem Messe-Briefing: Im Dashboard können alle erfassten Leads und Besuchsberichte in Echtzeit ausgewertet werden. Die Qualität der Gespräche bewerten die Mitarbeiter dann anschließend im persönlichen Feedback. Somit behalten alle Kolleginnen und Kollegen den Messe-Erfolg jederzeit im Blick.
Alternative zum Scannen von Badges: Kontaktdaten aus LinkedIn übernehmen
Aus dem amerikanischen Raum kam die Anforderung, nicht nur Visitenkarten, sondern auch Badges auszulesen. Nachdem die Datenbanken von Messen jedoch häufig unvollständig, fehlerhaft oder irrelevante Informationen enthalten, können die snapADDY VisitReport-User ab jetzt alternativ Kontaktdaten direkt aus LinkedIn übernehmen. Anschließend können alle weiteren wichtigen Informationen abgefragt werden.
Ein Blick in die Zukunft mit snapADDY VisitReport
snapADDY VisitReport konnte schon einige Fans bei Wipotec gewinnen. Einige Mitarbeiter haben bereits den Wunsch geäußert, das Tool nicht nur auf Messen, sondern auch im Außendienst zu nutzen. Wäre doch praktisch, wenn die Außendienstmitarbeiter noch auf dem Parkplatz über die snapADDY App Zugriff auf die CRM-Bestandsdaten hätten und direkt Follow-ups in die Wege leiten könnten, noch bevor sie wieder im Büro sind …
„Wenn Wünsche und weitere Ideen direkt von den Usern kommen spricht das für die Akzeptanz von snapADDY und Salesforce!“
Sabine Lindner, CRM Specialist
Wir sind stolz, dass wir die Wipotec GmbH mit snapADDY VisitReport bei der Digitalisierung ihrer Messeaktivtäten unterstützen konnten, und freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte!