Remmers Gruppe AG: Vollumfängliche Digitalisierung der Kontaktdatenerfassung auf Messen, im Vertriebsinnen- und Außendienst
Unter dem Motto "Machen!" arbeiten bei der Remmers Gruppe AG 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in über 30 Ländern täglich daran, ihre Kunden und Partner in den Fokus all ihres Tuns zu setzen. Das unabhängige Familienunternehmen ist spezialisiert auf die Herstellung von bauchemischen Produkten, Holzfarben und Lacke sowie Industrielacke.
Im Interview haben wir mit Bernd Eilers, Projektmanager bei der Remmers Gruppe, gesprochen. Er ist für alle Themen rund um das SAP CRM-System zuständig: Nutzerverwaltung, Schulungen, Weiterentwicklungen und Einführung nützlicher Tools wie snapADDY VisitReport und snapADDY DataQuality.
Optimierung der Leaderfassung auf Messen und im Außendienst
Die Remmers Gruppe erkannte bereits vor einigen Jahren das Potential der digitalen Leaderfassung auf Messen und Kundenveranstaltungen. Die damit einhergehende Optimierung des bestehenden Leadmanagement-Prozesses wurde aus folgenden Gründen schnell angestoßen. Die anfängliche Leaderfassung auf Zettel und Stift bedeutete enormen Aufwand. Nach dem Messebesuch wurden alle gesammelten Leadbögen und Visitenkarten mitsamt Messestand verladen und nach Ankunft intern gesichtet, sortiert und an die entsprechenden Außendienstmitarbeiter weitergegeben. Dieser manuelle Prozess verzögerte die Nachbearbeitung deutlich. Daher entschied sich die Remmers Gruppe für die Einführung einer Lead-App: Die Erfassung der generierten Leads konnte digitalisiert und somit beschleunigt werden. Die App überzeugte jedoch nicht vollständig, da entscheidende Funktionen wie automatisierte Leadnachbearbeitung und die Möglichkeit des Offline-Arbeitens fehlten.
Auf der Suche nach einer Alternative stieß Bernd Eilers auf snapADDY VisitReport. Die Lead-App bildete die gewünschten Funktionen – automatisierte Follow-ups und Offline-Verfügbarkeit – ab und wurde somit rasch eingeführt.
„Wir sind sehr zufrieden mit snapADDY VisitReport, die Offline-Verfügbarkeit war ein wichtiges Kriterium für uns, denn der Internetempfang lässt am Messestand oftmals zu wünschen übrig. Das funktioniert tipptopp!“
Bernd Eilers, Projektmanager
snapADDY VisitReport ist seitdem auf jeder der jährlich stattfindenden 35 Messen im Einsatz. Für die Leitmesse BAU wurden nicht nur dynamische, sondern auch erstmalig Standardfragen hinzugefügt, die bei der Segmentierung helfen, um die anschließende Steuerung der Marketing-Aktivitäten zu verbessern.
„Mithilfe von dynamischen Fragen passt sich der Fragebogen bzw. der Vertriebsmitarbeiter dem Gesprächsverlauf optimal an. Das Erfassen und die Pflege der Messeleads sind jetzt sehr einfach und schnell.“
Automatisierung manueller Vertriebsprozesse verbessert CRM-Datenqualität
Es ist ein offenes Geheimnis: Vertriebsmitarbeiter erfassen und pflegen ungerne Kontaktdaten. Der Innen- und Außendienst musste alle Kontaktdaten manuell in das CRM-System eingeben. Änderten sich die Kontaktdaten wie beispielsweise eine neue Durchwahl oder Position, mussten der Datensatz manuell aktualisiert werden. Dabei wurde jedoch eine wichtige und qualitativ hochwertige Datenquelle außer Acht gelassen: Kontaktdaten in E-Mail-Signaturen. Hierbei konnte snapADDY DataQuality Abhilfe schaffen. Die smarte Applikation erfasst Kontaktdaten mit nur wenigen Klicks und aktualisiert das CRM automatisch. Eingehende E-Mail-Signaturen werden geprüft, neue Datensätze erstellt oder bestehende aktualisiert. Die Einführung von snapADDY DataQuality steigerte sogar die Akzeptanz für das CRM-System, denn alle Daten befinden sich nun vollständig, aktuell und korrekt dort, wo sie sein sollen – bei deutlich geringerem Aufwand.
Die Qualität im SAP CRM-System ist auch bei der Remmers Gruppe ein wichtiges und fortlaufendes Thema: "Mit den sauberen Kontaktdaten können wir jetzt viel einfacher und zielgerichteter E-Mail-Marketing betreiben. Kauft ein Kunde bestehend auf einer Marketing-Mail, kann der Vertrieb vieles einfacher nachvollziehen und versteht somit die Wichtigkeit vollständiger Daten", erläutert Eilers. Weitere Optimierung lag darin, dass die richtigen Ansprechpartner nun auch die richtigen Informationen erhalten. Außerdem konnte die Bounce Rate mithilfe korrekter E-Mail-Adressen deutlich gesenkt werden.
Erfolgreiche Pilotphase und Nutzung von snapADDY DataQuality
Mit einer Gruppe von zehn Key Usern startete das Pilotprojekt mit snapADDY DataQuality. Es galt herauszufinden, ob das Tool alltagstauglich ist und einen echten Mehrwert für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schaffen kann. Die Testwochen waren sehr vielversprechend, alle User waren sehr zufrieden und konnten direkt eine Arbeitserleichterung bei der Bestandsdatenpflege sowie in der Anlage neuer Kontakte feststellen. Nach der erfolgreichen Testphase wurden Lizenzen auf 128 weitere Mitarbeiter ausgerollt.
„Die snapADDY-Tools sind einfach zu bedienen und funktionieren für uns sehr gut. Die sehr gute Erkennungsrate von ausgelesenen Visitenkarten oder anderen Quellen ist definitiv hervorzuheben.“
Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an die Hand nehmen: Nutzerschulungen und Betreuung vor Ort auf Messen
Um die Tools in die regelmäßige Nutzung zu bringen, mussten alle betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die Hand genommen werden: Gezielte Produktschulungen in Präsenz oder remote wurden für alle User organisiert. Gemeinsam wurden die Funktionen ausprobiert, Benefits besprochen und die App eingerichtet. Bernd Eilers begleitete sein Messeteam auf die BAU, um direkt vor Ort eventuelle Rückfragen zu beantworten. Somit konnte eine schnelle und effektive Nutzung zeitnah nach der Implementierung sichergestellt werden.
Weiteres Automatisierungspotenzial mit snapADDY DataQuality
Mit snapADDY DataQuality soll in Zukunft die nahezu vollständige Automatisierung der Kontaktdatenerfassung möglich werden. Bernd Eilers erwartet bereits mit Spannung das neue Feature "Data Quality Automation": Je nach Anwendungsfall wird die Aktualisierung der Kontaktdaten weiter automatisiert, um dem Vertrieb nur noch bestimmte Änderungen zur Prüfung vorzuschlagen. Alle anderen Kontaktdaten können von snapADDY DataQuality automatisch erfasst und aktualisiert werden. Somit kann die Remmers Gruppe zukünftig noch effizienter in der Stammdatenpflege werden. Eilers freut sich: "Ich glaube, das ist nochmal ein weiterer Schritt, den die User echt spitze finden werden!"
Wir bedanken uns herzlich für die Einblicke in den Arbeitsalltag bei der Remmers Gruppe und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.