Craemer: Prozessoptimierung und Zeitersparnis durch Digitalisierung von Leadbögen
Die Craemer Gruppe ist ein international tätiges Familienunternehmen mit den Kerngeschäften Metallumformung, Kunststoffverarbeitung und Werkzeugbau. Stammwerk ist die 1912 gegründete Craemer GmbH. Die Unternehmensgruppe hat rund 1.000 Beschäftigte (2021), verfügt über vier Produktionsstandorte in Europa und über ein weltweites Netzwerk an Vertriebsbüros und -partnern.
Im Interview haben wir mit Josefine Frankrone, duale Studentin (Bachelor of Arts, Fachbereich Betriebswirtschaftslehre) am Stammwerk der Craemer Gruppe, über die notwendige Digitalisierung von Leadbögen gesprochen.
Einsatz von Kontaktformularen auf jährlich 70 Messen
Vor der Einführung von snapADDY VisitReport war die Leaderfassung mühselig: Am Messestand hat das Standteam Visitenkarten entgegengenommen und Kontaktformulare händisch ausgefüllt. Die gesammelten Informationen wurden nach Messeende ans Marketingteam übergeben, die diese anschließend ebenfalls händisch in das Microsoft Dynamics CRM-System übertragen hat. Um die Vermeidung von Dubletten zu gewährleisten, haben die Mitarbeiter bei der manuellen Eingabe gleichzeitig überprüft, ob der jeweilige Lead, Kontakt oder Account bereits vorhanden ist. Diese Dublettenprüfung stellte jedoch oftmals eine Herausforderung dar, da Angaben wie der Firmenname im Kontaktformular häufig vom entsprechenden Datensatz in CRM abwichen. Hinzu kam, dass sich die Erfassung ausländischer Adressen oftmals als schwierig erwies, da der Adressaufbau in vielen Fällen nicht eindeutig war. Aufgrund des extrem hohen Arbeitsaufwands waren Kapazitäten gebunden und die eigentlichen Aufgaben wurden vernachlässigt. Ein weiterer Nachteil des papierenen Kontaktformulars: Auf den Messen ging des Öfteren der ein oder andere ausgefüllte Bogen verloren, so dass eine Nachbearbeitung der Gespräche erschwert oder gar unmöglich wurde.
Die manuelle Erfassung und Nachbearbeitung von circa 2.000 Leads auf jährlich 70 Messen veranlasste die Verantwortlichen bei Craemer umzudenken und die Messeaktivitäten zu digitalisieren. Für ein Pilotprojekt fiel die Wahl auf die Lead-App snapADDY VisitReport.
Schrittweise Einführung von snapADDY VisitReport mit Pilotprojekt
Für das Pilotprojekt mit snapADDY VisitReport hat ein Craemer-Mitarbeiter die Lead-App zunächst auf einer Messe getestet. Dazu wurde der Fragebogen 1:1 in der App abgebildet. Während des Messeverlaufs konnte der Mitarbeiter nach Bedarf Fragen ergänzen, entfernen und den Aufbau anpassen.
Anschließend wurden im Unternehmen weitere Vertriebsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen aufgefordert, die App auszuprobieren. Der positive Nebeneffekt: Die übrigen Kollegen und Kolleginnen am Messestand wurden auf snapADDY VisitReport aufmerksam und es entstand der Wunsch, nun selbst mit der App zu arbeiten. Diese Dynamik und Eigeninitiative führten zu einer sehr hohen Akzeptanz der App.
Nach der erfolgreichen Testphase wurde snapADDY VisitReport schließlich vollständig eingeführt. Für die optimale Nutzung der Lead-App bot snapADDY eine entsprechende Schulung an, mit der alle Teammitglieder von Craemer ins Boot geholt wurden.
„Wir waren mit der Betreuung von snapADDY von Anfang an sehr zufrieden!“
Vorteile der Lead-App snapADDY VisitReport
Prozessoptimierung
Mit snapADDY VisitReport konnte ein schlanker und schneller Leadmanagement-Prozess realisiert werden. Das Standpersonal scannt mit der App die Visitenkarten und füllt digitale Messeberichte aus. Im Anschluss an den Messetag werden alle erfassten Kontaktdaten und Berichte gesammelt in das CRM-System exportiert. Somit kann eine Verzögerung der Nachbearbeitung verhindert werden, da die Leads bereits während und nicht mehr nach der Messe im CRM abgebildet sind.
snapADDY VisitReport kann zudem problemlos verschiedene Fragebögen für mehrere Kundenkreise mit unterschiedlichen Vertriebsprozessen abbilden und somit die Vertriebsabwicklung erleichtern. Für Craemer ist das ein wichtiges Kriterium, da zu den Kunden sowohl Industrieunternehmen zählen als auch Kommunen, die Angebote per Ausschreibung einholen.
Zeit- und Kostenersparnis
Aufgrund des Wegfalls der manuellen Übertragung von Kontaktdaten und Informationen in das CRM-System kann sich das Marketingteam auf seine eigentlichen Tätigkeiten fokussieren – ein weiterer Grund für die Investition in snapADDY VisitReport, die sich trotz der Lizenzkosten lohnt.
„snapADDY VisitReport hat den großen Vorteil, dass wir die Kontakte viel schneller im CRM haben, verglichen mit dem früheren Leaderfassungsprozess. Somit sparen wir viel Zeit und das Marketingteam kann sich wieder auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Im Anschluss können die Vertriebsmitarbeiter viel schneller Leads bearbeiten oder sich beim Kunden melden.“
Josefine Frankrone, duale Studentin (Bachelor of Arts), Craemer GmbH
Datenqualität im CRM
Mit snapADDY VisitReport werden nicht nur die Messeaktivitäten digitalisiert, sondern auch eine hohe CRM-Datenqualität erreicht. Dank der automatischen Erfassung von Leads und Messeberichten gehen keine Daten mehr verloren und mittels integriertem Dublettenchecks werden keine doppelten Datensätze angelegt.
„Der automatische Dublettencheck ist ein echter Mehrwert von snapADDY VisitReport. Wir konnten die Datenqualität in unserem CRM deutlich steigern!“
Wir sind stolz, dass wir die Craemer GmbH bei der Digitalisierung ihrer Kontaktformulare unterstützen konnten und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit!