Niverplast: Von Papierbergen zu Spitzenleistung: Wie Niverplast sein Leadmanagement auf Messen um 80 % beschleunigte
Manuelle Listen sind Geschichte, die Datenqualität stimmt, und Leads landen schneller denn je im CRM: Niverplast hat sein Messe-Leadmanagement weltweit auf ein neues Level gehoben.
Was früher ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess war, läuft heute digital, effizient und datenbasiert in einem einzigen Workflow – einen Workflow, den das Vertriebsteam auch tatsächlich gerne nutzt. Sales-Marketeer Mitchel Damman berichtet, wie snapAddys VisitReport für sein Team zum strategischen Erfolgsfaktor wurde.
Unternehmensprofil
- Niverplast B.V.
- Branche: Verpackungslösungen & Maschinenbau
- Hauptsitz: Nijverdal, Niederlande
- Mitarbeitende: Rund 300 weltweit
- Märkte: Europa, Nord- & Südamerika, Japan, Australien sowie weltweite Vertriebspartner
Niverplast entwickelt und baut intelligente Bag-in-Box-Verpackungssysteme: von der Kartonaufrichtung und dem Beuteleinsetzen über das Befüllen und Verschließen bis hin zur Palettierung. Rund 80 % der Kunden stammen aus der Tiefkühlkostindustrie, weitere aus der Pharmaindustrie. Was vor fast 40 Jahren als kleiner Hersteller von Kunststoffbeuteln begann, ist heute ein globaler Anbieter vollautomatischer Verpackungslinien. Dabei hat das Unternehmen weder an Bodenständigkeit noch an typisch niederländischer Offenheit eingebüßt.
Auf einen Blick: Warum sich Niverplast für VisitReport entschieden hat
- Nahtlose CRM-Integration (Pipedrive, Dynamics in Planung)
- Strukturierte, einsatzbereite Daten im CRM dank individueller digitaler Fragebögen
- Leadverarbeitung, die bis zu 80 % schneller geworden ist
- Einheitliche Lead-Erfassung über alle globalen Vertriebsteams hinweg
- Intuitive, einfach zu bedienende App für jeden Vertriebskollegen
- Gezielte Bewertung und Vergleich der Lead-Erfassung auf verschiedenen Messen
- Höhere CRM-Akzeptanz und deutlich verbesserte Datenqualität
Ausgangssituation: Papierstapel ohne Ende und zeitaufwendige manuelle Prozesse
Bevor VisitReport zum Einsatz kam, war Niverplasts Leadmanagement reine Handarbeit.
Für jede Messe bereitete das Vertriebsteam 100 bis 200 handschriftliche Leadbögen vor, auf denen Notizen vermerkt und Visitenkarten befestigt wurden. Nach der Messe landeten all diese Unterlagen dann gebündelt auf dem Schreibtisch von Mitchel Damman. „Ich musste alles komplett manuell eingeben“, erinnert sich Mitchel. „Etwa 100 Leads zu verarbeiten, dauerte dementsprechend einen ganzen Tag, und natürlich kam es dabei zu Vertippern oder Daten gingen einfach verloren.“
Der manuelle Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig: Die Qualität der Daten hing stark davon ab, wie sauber und leserlich die Kontaktdaten notiert und anschließend ins CRM übertragen wurden. Bis die Leads schließlich für die Nachverfolgung bereitstanden, war bereits viel wertvolle Zeit vergangen.
Ein Vergleich der Messe-Performance war nur mit erheblichem zusätzlichem Aufwand möglich. Schnell wurde klar: Niverplast brauchte eine schnelle, zuverlässige und skalierbare Lösung, die mehrere Teams und Länder gleichzeitig unterstützt.
Herausforderung: Globale Teams koordinieren, Medienbrüche beseitigen, CRM-Nutzung steigern
Mit Vertriebskollegen und Messen auf mehreren Kontinenten was es eine Herausforderung, einheitliche Prozesse sicherzustellen. Leaddaten kamen in unterschiedlichen Formaten, E-Mails verschwanden in privaten Outlook-Ordnern, und die Akzeptanz des CRM-Systems war gering. „Jeder hatte seine eigene Vorgehensweise“, erklärt Mitchel. „Es gab keine einheitliche Struktur, und verlässliche Daten oder Vergleiche zwischen Events waren kaum möglich.“ Gesucht war daher ein einheitliches, benutzerfreundliches System, das internationale Teams zusammenbringt, die Datenerfassung standardisiert und sich nahtlos ins CRM integrieren lässt – ohne dabei den Vertriebsfluss zu verlangsamen.
Die Lösung: Der nahtlose Wechsel zur digitalen Lead-Erfassung
Auf der Suche nach einer Alternative zum manuellen Prozess probierte Niverplast mehrere einfache Visitenkarten-Scanner-Apps aus. Doch wichtige Funktionen wie anpassbare Fragebögen, eine zuverlässige CRM-Integration und weitere nützliche Vertriebstools fehlten stets. Gesucht wurde ein vollständig integrierter Workflow.
Und genau an dieser Stelle kam VisitReport ins Spiel. „Wir haben uns für snapAddy VisitReport entschieden, weil das Gesamtpaket einfach überzeugte, vor allem die CRM-Anbindung“, erklärt Mitchel. „Und das Beste: Es ist absolut intuitiv. Eine Visitenkarte wird gescannt, die Kontaktdaten werden automatisch den CRM-Feldern zugeordnet, ein paar Angaben im Fragebogen ergänzen – und schon sind die Daten einsatzbereit.“
Die Einführung verlief schnell und unkompliziert: Mitchel schulte das globale Team in kurzen Microsoft-Teams-Sessions. „Es ist so einfach, ich könnte es einem Fünfjährigen beibringen“, sagt er mit einem Lächeln. „Alle haben es sofort verstanden.“ Dank der digitalen Fragebögen von VisitReport werden heute alle relevanten Informationen – etwa Produktinteresse, Projektumfang oder Lead-Priorität – direkt und strukturiert im CRM erfasst.
Ganz egal, ob die Daten sofort am Messestand eingegeben oder kurz danach ergänzt werden: Das Ergebnis sind einheitliche, fehlerfreie Daten, die innerhalb weniger Stunden im zentralen System verfügbar sind. So gelangen vielversprechende neue Leads deutlich schneller an die richtigen Ansprechpartner – in Stunden statt Tagen.
„Wir haben uns für snapAddy VisitReport entschieden, weil das Gesamtpaket einfach überzeugte, vor allem die CRM-Anbindung. Und das Beste: Es ist absolut intuitiv. Eine Visitenkarte wird gescannt, die Kontaktdaten werden automatisch den CRM-Feldern zugeordnet, ein paar Angaben im Fragebogen ergänzen – und schon sind die Daten einsatzbereit.“
Mitchel Damman, Sales-Marketeer bei Niverplast
Das Ergebnis: 80 % schnellere Bearbeitung und eine stärkere CRM-Kultur
Mit VisitReport gelang es Niverplast, den Nachbearbeitungsaufwand erheblich zu reduzieren und die Datenqualität spürbar zu steigern. Die Zeit, die für die Bearbeitung von Leads nach einer Messe benötigt wurde, verringerte sich um rund 80 %. „Heute überprüfe ich die Daten in VisitReport und übertrage sie direkt ins CRM“, erklärt Mitchel. „Es ist schnell, präzise und sieht einfach ordentlich aus.“
Noch ein weiterer positiver Effekt geht über Effizienzsteigerung hinaus: VisitReport hat die CRM-Akzeptanz nachhaltig gestärkt und eine echte CRM-Kultur im Unternehmen etabliert. Leads werden nun vollständig und korrekt zugeordnet und lassen sich einfach auswerten. Niverplast kann genau nachvollziehen, wie viele Kontakte jede Messe generiert hat, und Events Jahr für Jahr vergleichen – Einblicke, die früher nicht möglich waren. Selbst Mitarbeitende, die ursprünglich lieber mit handschriftlichen Notizen arbeiteten, nutzen den neuen Workflow mittlerweile selbstverständlich. Einige schreiben zwar weiterhin Notizen per Hand, übertragen diese aber dank der intuitiven Oberfläche selbständig in VisitReport – eine perfekte Kombination aus Bewährtem und digitaler Effizienz.
Die neu gewonnene Transparenz ermöglicht es Niverplast, Messen gezielt zu bewerten, den ROI zu messen und fundierte Entscheidungen zu treffen , etwa zu Teamgrößen, Budgets oder Messebeteiligungen. Gleichzeitig hat sich die Rolle des Marketing-Teams gewandelt: vom klassischen Unterstützer hin zu einem strategischen Partner für Business Intelligence. „Jetzt sehen wir genau, wie viele Leads von welcher Messe kommen“, sagt Mitchel. „Das hilft uns, gezielt zu entscheiden, welche Messen sich wirklich für uns lohnen und wo wir vielleicht Anpassung vornehmen oder auch mal eine Pause einlegen sollten.”
„Jetzt sehen wir genau, wie viele Leads von welcher Messe kommen. Das hilft uns, gezielt zu entscheiden, welche Messen sich wirklich für uns lohnen und wo wir vielleicht Anpassung vornehmen oder auch mal eine Pause einlegen sollten.“
Mitchel Damman, Sales-Marketeer bei Niverplast
Fazit: Schneller, smarter und für jede Messe bestens gerüstet
Mit VisitReport von snapAddy hat Niverplast einen zuvor manuellen Prozess in einen effizienten, digitalen Workflow verwandelt:
- Lead-Daten sind vollständig, konsistent und innerhalb weniger Stunden nachfassbereit.
- Die CRM-Nutzung im Vertrieb ist deutlich gestiegen.
- Die Marketingabteilung liefert wertvolle Erkenntnisse für strategische Entscheidungen.
„VisitReport ist heute fester Bestandteil jeder Messe – und wir möchten auch absolut nicht mehr darauf verzichten“, fasst Mitchel Damman zusammen.