Vorlage für Besuchsberichte auf Messen und im Außendienst
Die Erfassung und Pflege von Kontaktdaten im CRM-System ist im Innendienst weit verbreitet, doch auch im Außendienst ist die Erfassung von potenziellen und bestehenden Kunden elementar für den Vertriebserfolg. In diesem Ratgeber möchten wir Ihnen daher ein wichtiges Instrument an die Hand geben: eine Vorlage für Besuchsberichte.
Besuchsbericht – Erfassung der Kommunikation
Vertrieb findet durch das Internet und die modernen Kommunikationsmöglichkeiten immer häufiger außerhalb eines persönlichen Gesprächs vor Ort statt. Messen und der Außendienst sind jedoch weiterhin wichtige Säulen eines Unternehmens, in die Zeit und Geld investiert wird. Dabei ist die korrekte Erfassung der Gespräche Grundlage für den weiteren Vertriebserfolg. Aber wie werden die entsprechenden Interessenten und Kundengespräche für das weitere Vorgehen gespeichert und nachverfolgt? Genau hierfür werden Besuchsberichte verwendet, deren Sinn und Aufbau in diesem Ratgeber erklärt wird. Am Ende dieses Beitrags haben wir eine Vorlage für Sie zum kostenlosen Download bereitgestellt, die Sie gerne verwenden dürfen.
Besuchsbericht, was ist das?
Für viele Vertriebsmitarbeiter sind Besuchsberichte DAS Mittel, um Kundeninformationen unterwegs aufzunehmen und auszuwerten. Aus diesem Grund sind diese Berichte besonders wichtig für die Arbeit im Außendienst und auf Messen. Die Grundidee ist simpel: Sie überlegen sich vorab, welche Informationen Sie von Ihrem Interessenten für Ihren Verkaufsprozess benötigen und erstellen einen individuellen Fragebogen. Für eine spätere Nachbearbeitung und Auswertung ist eine vollständige Erfassung dieser Informationen essenziell.
Anhand des von Ihnen erstellten Fragebogens werden im Gespräch alle Information zusammengetragen und mit einer Visitenkarte versehen. Nach der Messe oder dem Außendienst werden die ausgefüllten Besuchsberichte dann genutzt, um mit den Interessenten erneut in Kontakt zu treten. Häufig kommt in diesem Schritt ein CRM-System zur Verwendung, welches mit den Inhalten des Besuchsberichtes befüllt wird. Hierbei ist es wichtig, dass der Vertriebsmitarbeiter den Besuchsbericht direkt im Gespräch oder im Anschluss ausfüllt. Durch die Atmosphäre einer Messe und die vielen Gespräche sind ansonsten wichtige Informationen bereits wenige Tage nach der Messe wieder vergessen.
Wozu eine Vorlage für Ihre Besuchsberichte nutzen?
Der Vorteil einer Vorlage liegt auf der Hand – und doch sieht man auf Messen und im Außendienst Vertriebsmitarbeiter, die Ihre Ergebnisse auf einem Zettel notieren oder nur Visitenkarten sammeln, ohne sich weitere Informationen zu notieren. Mit einem individuell auf Ihre Bedürfnisse angepassten Fragebogen können Sie Ihre Kundengespräche strukturiert festhalten und alle wichtigen Informationen abfragen, um somit Ihre Verkaufschance optimal nutzen zu können. Anhand der Fragen und Antworten im Besuchsbericht können Sie dann in der Nachbereitung Ihre Interessenten in verschiedene Gruppen einordnen, die dementsprechend im Vertriebsgespräch behandelt werden. Zudem stellt der Besuchsbericht die Weichen für eine längerfristige Zusammenarbeit. Durch die Dokumentation der essentiellen Kennzahlen und Gesprächsnotizen – erst auf Papier und dann direkt ins CRM-System nach der Messe – ist auch zu einem viel späteren Zeitpunkt im CRM ersichtlich, welche Probleme, Anforderungen und eventuelle Wünsche der jeweilige Kunde hat. Durch diese Informationen ist für den Vertriebsmitarbeiter jederzeit ersichtlich, wie er den Kunden überzeugt hat und wann er auf mögliche Probleme reagieren muss.
Was macht eine gute Vorlage aus?
Entscheidend für eine sinnvolle Vorlage sind die Fragen bzw. Informationen, die gezielt abgefragt werden. Je nach Branche gibt es hier deutliche Unterschiede. Grundsätzlich kann man sagen, dass Vertriebsmitarbeiter über den Besuchsbericht wichtige Daten über das Unternehmen sowie den Ansprechpartner sammeln. An erster Stelle stehen dabei die Stammdaten, Firmengröße und Produktinteresse.
Durch eine konsequente Auswertung der Besuchsberichte lassen sich mit den erfassten Informationen im Nachgang sogar strategische Entscheidungen treffen, die sich z. B. aus den Kundenantworten hinsichtlich der Unternehmensgröße ergeben. Wenn beispielsweise die Abschlussquoten bei größeren Unternehmen deutlich geringer sind, könnte man dadurch auf Schwächen im Verkaufsprozess schlussfolgern. Ein Besuchsbericht kann also immer auch der Ausgangspunkt für eine Analyse der Außendiensteinsätze oder Messebesuche herangezogen werden.
Vorlagen für Besuchsberichte richtig nutzen
Besuchsberichte selbst zu erstellen kann zeitaufwendig sein. Nutzen Sie daher gerne unsere Vorlage und passen Sie sie entsprechend Ihrer Bedürfnisse an.
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